Formularios Web: Cómo agilizar la Recogida de Datos
La recopilación de datos, incluso en la era digital, puede ser larga y tediosa. Primero hay que obtener los datos y luego introducirlos en una hoja de cálculo o en una base de datos.
El gestor documental Docuo, dispone de una característica que facilita mucho esta tarea: Los formularios web de recogida de datos.
¿Qué es un Formulario Online?
Es un formulario electrónico que permite crear registros en una categoría concreta, introduciendo la información que se solicita, a través de un navegador web desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
Normalmente los usuarios acceden al formulario haciendo clic en un link que reciben por correo electrónico o mensaje SMS.
«Abandona los métodos tradicionales de recogida de información: teléfono, correo electrónico, etc. y haz que el remitente introduzca los datos directamente en el formulario»
Con los formularios puedes dejar de usar los métodos tradicionales de recopilación de información, teléfono, correo electrónico, etc. y hacer que el remitente introduzca los datos directamente en el Gestor Documental.
Cuando se guarda el formulario, los datos se introducen automáticamente en un nuevo registro. De este modo se reduce la carga de trabajo manual y se puede acceder a la información de inmediato.
Los formularios se pueden usar de muchas formas, aquí hay algunos ejemplos:
- Buzón de Sugerencias
- Buzón ético
- Remisión de quejas y no conformidades.
- Garantías
- Altas de cliente
- Pedidos
- Tickets de Soporte
- Formularios de Contacto
- Solicitudes
- Creación de incidencias
Como dijo alguien una vez, «¡casi todo en esta vida, empieza y acaba con un formulario!»
¿Cómo crear un Formulario Online?
En Docuo puedes crear, eliminar y editar tus propios formularios web, manteniendo una colección de todos los que necesites para tus flujos de trabajo.
Vamos a describir el proceso de crear un nuevo formulario paso por paso:
Aspecto general del Formulario
Comienzas definiendo el diseño general, los colores, el logotipo y el título en el encabezado.
Si tienes algo de conocimiento técnico de HTML, puedes incrustar el formulario en tu página web para que los usuarios accedan directamente sin tener que abandonar tú página. En otro caso, siempre puedes enviar el formulario por email o SMS.
Seguridad del Formulario
A continuación defines la seguridad del formulario. En general existen tres niveles de acceso:
- Acceso anónimo: Cualquiera que conozca el enlace del formulario puede completarlo.
- Usuarios y Colaboradores: Sólo los usuarios autorizados pueden utilizar este formulario iniciando sesión con sus credenciales.
- Protección con contraseña: Hace falta introducir un dato para acceder al formulario.
Establecer bien el tipo de formulario, público o privado, es muy importante para asegurar que sólo accedan al formulario las personas indicadas.
Selección de campos de datos.
El siguiente paso es elegir los campos que deben mostrarse en el formulario. Incluye un campo por cada dato que quieras recoger.
Es importante establecer el tipo de dato que recogerá el campo: Texto simple, número con o sin decimales, moneda, lista desplegable, fecha, etc.
Puedes hacer que algunos campos sean obligatorios e incluso rellenarlos con un valor de texto predeterminado.
También puedes definir un mensaje que se mostrará cuando completen el formulario y establecer la página web a la que se dirigirá al usuario una vez complete el formulario y pulse «Enviar».
¿Cómo se usa un Formulario Online?
Al crear el formulario, el sistema te da un enlace. Cualquier usuario que conozca ese enlace puede pulsarlo para rellenar el Formulario a través de cualquier navegador web o en cualquier dispositivo móvil.
Lo normal es hacer que el enlace del formulario llegue al usuario final mediante un email o un mensaje SMS.
«Cuando el usuario completa el formulario, se crea un nuevo registro en el gestor documental, de forma que la información estará disponible al instante»
Posteriormente puedes hacer lo que necesites con este registro: Exportarlo a Excel o mantenerlo en el Gestor Documental como una ficha de datos.
Docuo te notificará cuando un usuario envíe un formulario. También puedes vincular la creación del nuevo registro a un envío automático de email o un cambio de estado en tu flujo de trabajo.