La recopilación de datos, incluso en la era digital, puede ser larga y tediosa. Primero hay que obtener los datos y luego introducirlos en una hoja de cálculo o en una base de datos.

En la última versión de R2 Docuo, hemos implementado una característica que facilita mucho esta tarea: Los formularios web de recogida de datos. Sigue leyendo y al final del post verás  un vídeo tutorial de 4 minutos sobre cómo crear y usar formularios de entrada.

En este post vamos a ver cómo configurar y utilizar los formularios

En la versión 1.7.5 de R2 Docuo añadimos los Formularios de entrada para poder introducir información directamente en R2 Docuo sin necesidad de ser usuario o colaborador. Los formularios pueden ser de dos tipos: privados o públicos.

¿Qué es un formulario de entrada?

Es un formulario electrónico que permite crear registros en una categoría concreta, introduciendo la información que se solicita, a través de un navegador web desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.

Con los formularios puedes dejar de usar los métodos tradicionales de recopilación de información, teléfono, carta, correo electrónico, etc y hacer que el remitente introduzca los datos directamente en R2 Docuo.

Cuando se guarda el formulario, los datos se introducen automáticamente en un nuevo registro de la categoría a la que pertenece al formulario. De este modo se reduce la carga de trabajo manual y se puede acceder a la información de inmediato.

Los formularios se pueden usar de muchas formas, aquí hay algunos ejemplos:

• Servicio de atención al cliente (Incidencias, quejas, sugerencias, altas de cliente)
• Pedidos
• Tickets de soporte
• Formularios de contacto

¿Qué no es un formulario de entrada?

Si tu idea es cumplimentar un documento online (es decir, que a tu cliente le aparezca un documento delante y que pueda rellenarlo y/o firmarlo como haría con un papel y un bolígrafo), entonces los formularios de recogida de datos de R2 Docuo no son lo que estás buscando. Quizá te interese echar un vistazo a la plataforma de nuestros amigos de Docxpresso. Su solución de cumplimentación y firma online de documentos permite exactamente esto y puede que en un futuro no muy lejano dispongamos de un conector entre ambas plataformas.

¿Cómo crear un formulario de entrada?

En el asistente de categorías, hemos creado un nuevo paso llamado «Entrada» que permite crear nuevos métodos para añadir registros de una categoría R2 Docuo.

Desde este paso se pueden crear, eliminar y editar los formularios web. En el ejemplo vamos a crear un nuevo formulario para nuestra categoría que se encarga de gestionar tickets de soporte.

Al pulsar «Nuevo…» se abre la ventana para crear formularios de entrada.

Para obtener más información sobre la creación de formularios, puede visitar la documentación en línea  aquí.

Esta ventana se divide en tres áreas.

La primera área ( 1 ) es el área de diseño:

Aquí es donde se define si el formulario está habilitado o deshabilitado y se configura en el diseño general, los colores y hacer o no visible el encabezado.

Si tienes algo de conocimiento técnico de HTML, puedes incrustar el formulario en tu página web para que los usuarios accedan directamente sin tener que abandonar tú página. Para ello utiliza la opción «Incrustar».

Desde este área se configuran los permisos para especificar quién tiene acceso al formulario. Hay tres opciones: 

1. Acceso anónimo: Cualquiera que conozca el enlace puede completar este formulario.
2. Usuarios: Solo los usuarios de R2 Docuo pueden utilizar este formulario después de haber  iniciado sesión con sus credenciales.
3. Colaboradores: Solo pueden acceder colaboradores, deben ingresar las credenciales de R2  Docuo para acceder al formulario.

Establecer bien el tipo de formulario, público o privado, es muy importante para asegurar que sólo accedan al formulario las personas indicadas.

El área dos ( 2 ) permite poner un nombre y una descripción en el formulario y personalizar los campos y los atributos que se van a mostrar.

Este área permite personalizar los campos para mostrar en el formulario. Desde aquí se crea el identificador, el nombre y la descripción del formulario y se muestra el enlace del formulario para compartir.

El contenido son los campos y los atributos que se han creado en la categoría. Puedes eliminar los campos, ocultarlos, hacerlos obligatorios e incluso rellenarlos con un valor de texto predeterminado.

En la parte inferior, puedes definir un mensaje que se mostrará cuando completen el formulario y establecer la página web a la que se dirigirá al usuario una vez complete el formulario. Por ultimo se selecciona la carpeta de R2 Docuo donde se guardará este registro.

Puedes ver más detalles sobre cada una de estas áreas  aquí.

Finalmente, en el área tres ( 3 ) , a la derecha de la ventana, aparece la vista previa que muestra cómo se verá el formulario.

A través de cualquier navegador web:

También cualquier dispositivo móvil:

Una vez completado el formulario, toda la información se integra directamente en la categoría creando un nuevo registro, de forma que la información estará disponible al instante.

Puedes vincular la creación del nuevo registro a un envío automático de email o un cambio de estado en tu flujo de trabajo.

Si prefieres ver el vídeo con los detalles de los formularios de entrada, echa un vistazo a este vídeo-tutorial en nuestro sitio web:

Hace poco actualizamos nuestra web y quizá te interese ver la lista completa de video-tutoriales con una breve descripción de cada uno.

Para obtener más información sobre los formularios de entrada, puedes ver la documentación en línea aquí, ponerte en contacto con nosotros enviado un formulario de contacto o incluso utilizar nuestra prueba gratuita de 30 días si aun no conoces R2 Docuo.

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Nos vemos en la nube!

Conchi Liébana

 

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