La Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos, ahora ágil

Almacena los contratos de tu organización en un único lugar, utiliza flujos de trabajo automáticos y tableros Kanban para reducir las tareas manuales y controlar el estado de los contratos de manera visual.

Crea contratos automáticamente desde plantillas Office 365

Crea contratos automáticamente desde plantillas Office 365

Carga en R2 Docuo tus plantillas Microsoft Word® e incluye etiquetas que se rellenarán solas con los datos del contrato.

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Crea flujos de trabajo para revisar, aprobar y gestionar la solicitud de contratos.

Crea flujos de trabajo para revisar, aprobar y gestionar la solicitud de contratos.

Utiliza un único formulario web para recibir solicitudes internas. Las partes interesadas recibirán emails de aprobación o solicitud de cambio.

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Envía enlaces de eSignature para firmar desde cualquier dispositivo

Envía enlaces de eSignature para firmar desde cualquier dispositivo

eSignature tiene plena validez legal. También puedes utilizar firmas manuales o certificados digitales (eCertificate).

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Envía y recibe alertas de renovación, terminación, derechos y obligaciones.

Envía y recibe alertas de renovación, terminación, derechos y obligaciones.

Avisa a los promotores y a las partes interesadas de los momentos clave de la vida del contrato. Evita el incumplimiento de los plazos.

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YA UTILIZAN R2 DOCUO

Ahorra tiempo gracias a la creación automática de contratos
desde plantillas Microsoft Word®.

R2 Docuo se integra de forma nativa con Microsoft Office 365® para generar borradores de contrato para su revisión, o versiones finales en PDF listas para la firma. Todo a partir de tus propias plantilas de contrato.

Unifica todas las plantillas de contrato en un único lugar

Unifica todas las plantillas de contrato en un único lugar

Sube las plantillas de contratos de tu organización a R2 Docuo y organízalas según la categoría, versión o finalidad. Introduce etiquetas de sustitución en el documento y se reemplazarán automáticamente por la información específica de cada contrato. Reduce el índice de errores manuales.

Utiliza la base de datos de partes y contrapartes

Utiliza la base de datos de partes y contrapartes

En la práctica legal corporativa es habitual firmar varios contratos con las mismas partes: clientes, proveedores, colaboradores o empleados. R2 Docuo dispone de una base de datos de partes y contrapartes que te ayudará a reutilizar los datos para futuros contratos. Al crear un nuevo contrato, simplemente selecciona las partes y sus datos se volcarán automáticamente en el nuevo documento.

Introduce los datos del contrato y R2 Docuo creará el documento automáticamente

Introduce los datos del contrato y R2 Docuo creará el documento automáticamente

En R2 Docuo, cada contrato tiene una ficha específica con los campos de datos necesarios según su tipo. Puedes crear tantos tipos de contrato y campos como necesites. Cuando crees un nuevo contrato, rellenarás sus campos y R2 Docuo generará el documento automáticamente, ya sea como borrador con extensión .docx para su revisión, o en formato PDF listo para firmar.

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Software de Gestión de Contratos

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Agiliza la colaboración con otros departamentos y reduce los tiempos de aprobación y revisión a la mitad

Según estudios recientes, el 30% de los emails en los equipos legales está relacionado con solicitudes incompletas de creación o revisión de contratos por parte de otros departamentos de la empresa (datos que faltan y son necesarios). Otro 40% de los emails están relacionados con el proceso de revisión y aprobación. Esto significa que la mayoría se refieren simplemente a consideraciones contractuales de procedimiento que requieren mucho tiempo. R2 Docuo reduce el volumen de ambos tipos de comunicaciones a la mitad.

Punto de entrada único para las solicitudes internas de creación y revisión de contratos

Punto de entrada único para las solicitudes internas de creación y revisión de contratos

Los promotores de contratos (otras personas de la organización) ya no necesitarán hacer solicitudes por email al departamento legal. R2 Docuo CLM ofrece un formulario inteligente en el que los usuarios elegirán el tipo de contrato y la tarea a realizar, y el sistema les pedirá toda la información necesaria según el tipo de contrato seleccionado.

Reduce las acciones manuales repetitivas: Workflow automático de aprobación, revisión y solicitud de cambios.

Reduce las acciones manuales repetitivas: Workflow automático de aprobación, revisión y solicitud de cambios.

El equipo legal indica quién es el promotor, los revisores y las partes del contrato. R2 Docuo crea y envía todos los emails automáticamente en el momento adecuado. Cada email contiene enlaces para que las personas implicadas puedan aprobar, revisar o solicitar cambios en el contrato con un clic, incluso desde sus dispositivos móviles.

Trazabilidad completa de los cambios gracias al nombrado automático y el control de versiones

Trazabilidad completa de los cambios gracias al nombrado automático y el control de versiones

Los equipos legales conocen la importancia de guardar todas las versiones de un documento contractual. R2 Docuo almacena cada cambio realizado en un contrato y nombra los archivos automáticamente para distinguirlos. Puedes acceder al histórico de cambios de un contrato en cualquier momento y recuperar versiones anteriores.

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Firma tus contratos desde el móvil en minutos, no en días.
Todos los tipos de firma electrónica a tu alcance con R2 Docuo

Las firmas electrónicas en Europa están reguladas por la Identificación Electrónica y los Servicios de Confianza para las Transacciones Electrónicas (eIDAS). Este reglamento establece las diferentes formas válidas de firmar un documento en remoto en toda la UE y, por extensión, en la mayoría de países occidentales. R2 Docuo ofrece todas las modalidades de firma contempladas por esta regulación.

eSignature: Firma contratos desde dispositivos móviles

eSignature: Firma contratos desde dispositivos móviles

Esta modalidad ofrece la experiencia de firma más limpia para los usuarios. El firmante recibe un email con un enlace de firma. Una vez supere el proceso de validación para demostrar su identidad (mediante una contraseña o un código en su dispositivo), podrá ver el documento y firmar directamente desde su teléfono móvil.

Los datos del proceso son certificados y almacenados por R2 Docuo. La firma eSignature de R2 Docuo cumple con lo establecido en el tipo AES (Firma Electrónica Avanzada) del reglamento eIDAS.

Los datos del proceso son certificados y almacenados por R2 Docuo. La firma eSignature de R2 Docuo cumple con lo establecido para el tipo AES (Firma Electrónica Avanzada) del reglamento eIDAS.

eCertificate: Firma de contratos PDF con certificados digitales

eCertificate: Firma de contratos PDF con certificados digitales

Los certificados digitales son archivos emitidos por autoridades de certificación reconocidas, en muchas ocasiones de carácter estatal (como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre FNMT), para verificar la identidad de quienes lo solicitan. Estos certificados (típicamente con extensión .pfx) pueden ser utilizados para firmar documentos en formato PDF. R2 Docuo permite firmar contratos en formato PDF con certificados digitales aportados por el usuario.

La firma puede efectuarse utilizando certificados instalados en el ordenador del usuario o incluso cargando el certificado para realizar operaciones de firma masiva en nuestros servidores. La firma eCertificate de R2 Docuo cumple con lo establecido en el tipo QES (Firma Electrónica Cualificada) del reglamento eIDAS.

Firma manual: La firma clásica incorporada al proceso

Firma manual: La firma clásica incorporada al proceso

Aunque cada vez se utiliza con menos frecuencia en el mundo digital, la firma manuscrita sobre el papel es la base de la mayoría de legislaciones.

Las organizaciones que no desean utilizar la firma electrónica se ven en la obligación de imprimir los contratos, firmarlos en papel, escanearlos y enviarlos por email para posteriormente remitirlos físicamente a las partes implicadas.

Aunque R2 Docuo ofrece alternativas electrónicas a este método, también admite firmas manuales y tiene flujos de trabajo diseñados para manejar las casuísticas de este tipo de proceso.

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Gestiona automáticamente el ciclo de vida de los contratos de forma visual

Los departamentos jurídicos tienen una responsabilidad fundamental: controlar los contratos en vigor. Controlar fechas clave para el cumplimiento de derechos y obligaciones, o las opciones de renovación puede ser muy costoso cuando el número de contratos crece. R2 Docuo permite gestionar los contratos en vigor de forma visual y automática.

Cumplimiento de los contratos: Gestiona los derechos y obligaciones clave

Cumplimiento de los contratos: Gestiona los derechos y obligaciones clave

R2 Docuo permite configurar los derechos y obligaciones clave de cada contrato, incluyendo cantidades a pagar o cobrar, fechas límite, plazos y personas responsables.

Los usuarios pueden visualizar qué derechos u obligaciones quedan por cumplir por cada parte o qué plazos han expirado. R2 Docuo avisará a las personas implicadas con antelación cuando estas fechas se aproximen o cuando un derecho u obligación sea ejecutado.

No olvides las fechas importantes: Recibe alertas automáticas de vencimiento, renovación o terminación de los contratos

No olvides las fechas importantes: Recibe alertas automáticas de vencimiento, renovación o terminación de los contratos

Al crear un contrato podrás especificar las fechas de inicio, terminación y las diferentes opciones de renovación tácita o explícita.

R2 Docuo marcará de forma visual los contratos próximos a su terminación y vencimiento para que los responsables no olviden ninguna fecha importante.

Puedes incluso enviar un aviso de no-renovación a un proveedor con un simple clic.

Bienvenido a la gestión con metodologías ágiles: Tableros Kanban para gestión visual de contratos

Bienvenido a la gestión con metodologías ágiles: Tableros Kanban para gestión visual de contratos

La gestión visual de los contratos es ahora posible con los flujos de trabajo de R2 Docuo y la vista Kanban.

Los contratos son organizados en forma de tarjetas colocadas en distintas columnas de un tablero que refleja su estado (solicitado, en revisión, aprobado, próximo a vencer, etc.).

Cada estado tiene un color diferente, información que proporciona una visión completa del trabajo pendiente del equipo muy superior a la tradicional lista de documentos que se suele utilizar para gestionar este tipo de documentos.

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