Gestión del Cambio: Descubre cómo una Herramienta de Workflow puede ayudarte

Un 87% de empresas que trabajaron con una herramienta de Workflow en 2022 para la gestión del cambio, seguirán utilizándola durante este año.

Los motivos por los que una empresa debe cambiar sus operativas son ilimitados. Nada es estático, todo está en constante cambio y las organizaciones no son diferentes.

¿Qué es la Gestión del Cambio?

La Gestión del Cambio en las organizaciones se refiere al conjunto de prácticas y estrategias utilizadas para manejar y facilitar los cambios en el entorno de trabajo. Es un proceso que ayuda a las empresas a adaptarse y ajustarse a nuevas situaciones, ya sea implementando nuevos sistemas, procesos, tecnologías o enfrentando cualquier tipo de transformación.

Normalmente, suele haber varias personas encargadas de gestionar estos cambios y tienen que dedicar gran parte de su tiempo a asegurarse de que se implementan correctamente y a que los empleados los interioricen.

Problemas habituales durante la transformación

Ante una situación de cambio, que surjan problemas es muy común. Normalmente los problemas son más grandes cuanto más grande es la organización.

Para empezar, cualquier gestión del cambio es un reto para los encargados de llevarla a cabo, sobre todo si no cuentan con las habilidades y herramientas adecuadas.

Los problemas más importantes son la resistencia al cambio de las partes implicadas y la disminución de productividad que sufre toda la empresa durante el proceso.

El proceso suele ser costoso, no solo a nivel de tiempo, sino en errores y actuaciones erróneas hasta que la nueva operativa se asienta. Además, el trabajo que conlleva implementar la nueva forma de trabajo, se pierde cuando vuelven a producirse cambios.

Para adaptarte mejor a la nueva situación, una herramienta de Workflow es la mejor solución. Vamos por partes.

La herramienta de Workflow: tu mejor aliado

¿No sería genial que, cada vez que se produce un cambio interno en tu empresa, no tengas que repetir toda la adaptación desde cero? Aquí es donde entra en acción una herramienta de Workflow.

La normalización es poder en la Gestión del Cambio

Uno de los problemas principales cuando se producen cambios internos es que las personas dejan de saber cuál es la forma correcta de trabajar: ¿Tiene que pasar esta información y ser revisada por alguna otra persona ahora? ¿necesito aprobación de alguien para enviar esto al cliente?   

Sin embargo, con una herramienta de Workflow esto es pan comido, ya que puedes modificar los procesos que necesites, con todos sus pasos y compartirlos con todas las personas de tu equipo mostrándoles un sencillo diagrama.

De esta manera, la forma de trabajar se unifica y todo el mundo conoce su rol y sus responsabilidades en todo momento.

Prueba nuevas ideas sin miedo y adapta tus procesos al cambio

En general, cuando el responsable toma una decisión, nunca acierta al 100%. Es habitual necesitar retoques en el nuevo proceso después de los cambios. Lo que todos conocemos como ensayo-error.  Si los procedimientos se cambian de forma manual, esto puede ser un problema. Hace falta una filosofía de trabajo más ágil.

Sin embargo, esto con una herramienta de Workflow no pasa, ya que puedes montar tus procesos y modificarlos todas las veces que lo necesites, hasta encontrar el más eficiente. Tu equipo verá los cambios en la herramienta y será mucho más fácil que se adapten. Y lo más importante: No necesitas conocimientos técnicos para hacer estas adaptaciones.

Comunicación: la clave del éxito

Gestionar los cambios internos, sin una buena comunicación y colaboración de las partes implicadas, es sinónimo de fracaso. Para evitar esto, una herramienta de Workflow te permite avisar a las personas cuando llega su momento de actuar a través de emails automáticos, asignar tareas e incluso, recoger información a través de formularios web.

De esta forma, los miembros de tu equipo trabajarán juntos de manera más eficiente y estarán al tanto de todos los cambios que se produzcan en tiempo real.

Conclusión

Al tener una herramienta en lugar de un proceso manual, se pueden hacer cambios rápidamente y de forma centralizada, lo que permite a la organización ser más ágil y adaptarse mejor a los cambios. Además, al tener un seguimiento automatizado, se pueden comprobar que los cambios se implementen correctamente y detectar problemas antes de que causen un impacto significativo. En definitiva, una herramienta de Workflow te facilita enormemente la vida.