Idioma
Un 87% de empresas que trabajaron con una herramienta de Workflow en 2022 para la gestión del cambio, seguirán utilizándola durante este año.
Empieza el año y con él, la gestión del cambio a la que se tiene que enfrentar tu empresa. Es muy probable que, para conseguir superarlos con éxito, tengas que adaptarte al mercado y estar pendiente de las nuevas regulaciones que vayan surgiendo. Además, estos cambios pueden ser de numerosos tipos: desde reestructuraciones de tu empresa debido al crecimiento y la implementación de nuevas tecnologías, hasta la reasignación de roles y responsabilidades, y cambios en la cultura de la organización.
Normalmente, suele haber varias personas encargadas de gestionar estos cambios y tienen que dedicar gran parte de su tiempo a asegurarse de que se implementan correctamente y a que los empleados los interioricen.
Ante esta situación, que surjan problemas es muy común.
Para empezar, cualquier gestión del cambio es un reto para las empresas y los encargados de llevarla a cabo, pueden no tener éxito si no cuentan con las habilidades y herramientas adecuadas. A todo esto, hay que sumarle la resistencia al cambio de las partes implicadas, por diferentes motivos (no son los que esperaban, son difíciles de implementar etc.) y la disminución de productividad que sufre toda la empresa durante el proceso.
Con la gestión del cambio, pueden producirse problemas de seguridad de numerosos tipos, como accesos no autorizados a información confidencial o el incumplimiento de las políticas de seguridad, que den como resultado, incluso, problemas legales.
Este proceso suele ser costoso, no solo a nivel monetario sino también en términos de tiempo. Además, el trabajo que conlleva implementar esta nueva forma de trabajo, se pierde cuando vuelven a producirse cambios.
Para adaptarte mejor a la nueva situación, una herramienta de Workflow es la mejor solución. Vamos por partes.
La herramienta de Workflow: tu mejor aliado
¿No sería genial que, cada vez que se produce un cambio interno en tu empresa, no tengas que repetir todo el proceso desde cero? Aquí es donde entra en acción una herramienta de Workflow.
El conocimiento es poder
Uno de los problemas principales cuando se producen cambios internos es que las personas dejan de saber cuál es la forma correcta de trabajar: ¿Tiene que pasar esta información y ser revisada por alguna otra persona ahora? ¿necesito aprobación de alguien para enviar esto al cliente?
Estas son algunas de las dudas que pueden surgir en el proceso de adaptación. Sin embargo, con una herramienta de Workflow esto es pan comido, ya que puedes crear el proceso que necesites y compartirlo con todas las personas de tu equipo. De esta manera, la forma de trabajar se unifica y todo el mundo conoce su rol y sus responsabilidades en todo momento.
Prueba nuevas ideas sin miedo
A la hora de implementar los cambios internos, del tipo que sean, una de las partes más complicadas es saber cuál es la mejor forma de llevarlos a cabo.
En general, cuando el responsable toma una decisión, luego no puede hacer cambios, debido a los grandes esfuerzos, tanto de tiempo como económicos, que conlleva su implementación.
Sin embargo, esto con una herramienta de Workflow no pasa, ya que puedes montar tus procesos y modificarlos todas las veces que lo necesites, hasta encontrar el más eficiente.
¿Tus procesos cambian? ¡Adáptalos!
Este punto tiene relación directa con el anterior, ya que, con el paso del tiempo, pueden producirse cambios que afecten directamente al proceso que era el más eficiente, como por ejemplo, la salida de una persona del equipo o una nueva tecnología que vas a implementar.
Cuando esto pasa teniendo una herramienta de Workflow, adaptar el proceso a tu nueva situación, será cuestión de minutos. Además, con Docuo, no necesitas nuestra ayuda para hacerlo, ya que la herramienta está pensada para que tú puedas manejarla al 100%.
Comunicación: la clave del éxito
Gestionar los cambios internos, sin una buena comunicación y colaboración de las partes implicadas, es sinónimo de fracaso. Para evitar esto, una herramienta de Workflow te permite avisar a las personas cuando llega su momento de actuar a través de emails automáticos, asignar tareas e incluso, recoger información a través de formularios web.
De esta forma, los miembros de tu equipo trabajarán juntos de manera más eficiente y estarán al tanto de todos los cambios que se produzcan en tiempo real.
Conclusión
Al tener una herramienta en lugar de un proceso manual, se pueden hacer cambios rápidamente y de forma centralizada, lo que permite a la organización ser más ágil y adaptarse mejor a los cambios. Además, al tener un seguimiento automatizado, se pueden comprobar que los cambios se implementen correctamente y detectar problemas antes de que causen un impacto significativo. En definitiva, una herramienta de Workflow te facilita enormemente la vida.