¿Cómo elegir la solución que necesitas según tu caso de uso?

Seguro que en más de una ocasión te has enfrentado a problemas en el trabajo como la falta de organización de los equipos, datos que se acaban perdiendo o duplicando, olvidos de fechas claves o falta de control en los procesos. En este punto habrás pensado en buscar algún software para resolver el problema. No eres el único, esto es un clásico. Hablamos de problemas en informática de gestión.

El proceso lógico, tras encontrar este tipo de problemas en la organización, es realizar un sondeo del mercado. Seguramente te sorprendan todas las posibles soluciones y sus diferentes costes e implicaciones. De hecho, muchos clientes suelen contactarnos en ese momento, en el que necesitan una orientación profesional.

Por muchas soluciones que existan, todas se agrupan en cuatro tipos fundamentales. Por ello, hemos desarrollado y analizado las cuatro formas de resolver un problema en informática de gestión. Además, aportamos nuestra recomendación profesional de uso y consejos prácticos para cada caso.

 

Las 4 formas de resolver un problema en informática de gestión.

Pros, contras y sus características.

 

1. OFIMÁTICA.

Es la piedra angular de la informática de gestión. Vale para todo. Hay muy pocos problemas que no puedan resolverse, de forma más o menos provisional, con una metodología de trabajo apoyada por hojas Excel, documentos de Word, el calendario de Outlook, emails y carpetas compartidas en un servidor.

Pros:

  • Es económico.
  • Puedes hacértelo tú mismo.
  • Se adapta a la forma de trabajo de la organización.
  • Su implementación es muy rápida.
  • Existe un verdadero genio del Excel en cada empresa.

Contras:

  • Solucionar un problema exclusivamente con ofimática suele dar lugar a procesos manuales que requieren intervención humana en todos los pasos. Son muy susceptibles a errores.
  • Los datos introducidos no se validan, son difíciles de totalizar, analizar y resumir.
  • El todopoderoso copy paste muchas veces se vuelve en contra del usuario y se generan errores en el día a día que son difíciles de detectar.
  • En general, el ordenador realiza pocas o ninguna acciones importantes por nosotros de forma automática.

Indicado para: Solucionar de forma provisional nuevos problemas, procesos no críticos en la organización, o en caso de tener un presupuesto muy limitado.

 

2. PAQUETES CERRADOS o ESTÁNDAR.

Es el primer gran salto cualitativo en la informática de gestión. En esta categoría podrás encontrar los programas comerciales, «listos para usar» que resuelven problemáticas concretas comunes a todas las empresas y organizaciones. Hablamos de paquetes de facturación, gestión documental, contabilidad, almacén, recursos humanos, relaciones con clientes (CRM), etc. A diferencia de las soluciones basadas en ofimática, los paquetes cerrados automatizan todo lo posible las acciones más repetitivas de cada proceso.

Pros:

  • Los paquetes cerrados ofrecen la mejor relación calidad-precio de la informática de gestión.
  • A diferencia de la ofimática, permiten ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas.
  • Controlan los errores humanos.
  • Permiten obtener información global de los procesos, en cualquier momento y con rapidez.

Contras:

  • Requieren formación específica para aprender a usarlos.
  • Algunos son «rígidos» (hacen lo que hacen y no pueden cambiarse). El usuario debe adaptarse a la funcionalidad del programa. Otros, en cambio, pueden ser configurados por el propio usuario sin necesidad de conocimientos técnicos, pero esta adaptación requiere un trabajo inicial.
  • Pueden no llegar a cubrir el 100% de las peculiaridades del negocio.

Indicado para: Los procesos básicos de la empresa como la facturación, la contabilidad, la gestión documental, las nóminas, los flujos de trabajo departamentales, etc.

Consejo: Busca paquetes cerrados que tengan buena capacidad para importar y exportar información a ofimática y a otras herramientas (en informática se denomina «integración» con otros programas). De ese modo podrás configurar un «ecosistema» de aplicaciones que colaboren entre sí de modo eficiente.

Docuo es un paquete cerrado enfocado a la Gestión Documental y los flujos de trabajo en las empresas.

 

3. SOLUCIONES SECTORIALES

Las soluciones sectoriales son aplicaciones informáticas de gestión diseñadas para resolver las necesidades específicas de un sector de actividad concreto. Engloban las funcionalidades básicas de un paquete cerrado y también las específicas del sector. Así es posible encontrar soluciones sectoriales para agencias de traducción, academias de idiomas, empresas de marketing, talleres mecánicos, gestorías administrativas o despachos de abogados.

Por ejemplo, en una solución sectorial para una agencia de traducción, además de encontrar las funcionalidades básicas de facturación o control de pagos y cobros de un paquete estándar de facturación, se dispone de una base de datos de traductores con campos específicos. En una gestoría administrativa, el programa contemplará los pasos y plazos para los diversos trámites, entre otros.

Pros:

  • Si dispones de software sectorial para tu actividad, esta solución suele cubrir de forma muy específica las necesidades del negocio.
  • Podrás beneficiarte de que el programa no sea tan genérico como un paquete cerrado. Las funcionalidades que ofrezca te resultarán más familiares y útiles, puesto que están pensadas específicamente para tu negocio.
  • Las soluciones sectoriales suelen abarcar varias áreas de la gestión (facturación, proyectos, tesorería, recursos humanos, etc.) en un sólo programa.

Contras:

  • El precio de las soluciones sectoriales suele ser más alto que el de los paquetes cerrados.
  • Las soluciones sectoriales siguen siendo «rígidas» (hacen lo que hacen y no pueden cambiarse). Aunque los fabricantes de software ofrecemos «parametrizar» las herramientas sectoriales (ajustarle algunos parámetros) para adaptarla en lo posible a cada cliente, la realidad es que siempre se requiere un ejercicio de adaptación.
  • En muchas ocasiones no existe software sectorial para tu sector de actividad.
  • Requiere formación específica para aprender a usarlos, normalmente mas compleja que la de los paquetes cerrados.
  • Se corre el riesgo de utilizar el mismo paquete software que la competencia, lo cual puede ser una ventaja o un inconveniente.

Indicado para: Empresas de tamaño mediano en cuyo sector existan soluciones de este tipo que encajen de forma razonable con su forma de trabajo.

Consejo: Evalúa las soluciones sectoriales que más se utilicen en tu sector. Pide a la empresa que te suministre el software referencias de clientes para tu actividad. En algunos sectores existen paquetes que se consideran casi un estándar por su gran difusión.

 

4. SOFTWARE A MEDIDA

Las herramientas a medida son el escalafón mas alto en la informática de gestión. Aunque se suele partir de elementos o «piezas» prediseñadas, cada aplicación se hace a medida tras una consultoría con el cliente, en la que se estudian una por una sus necesidades.

A diferencia de otro tipo de soluciones, el software de gestión a medida requiere un proyecto de desarrollo que comienza por una toma de requisitos y un estudio de la forma de trabajo de la organización. A continuación, los programadores ensamblan la solución y la ponen a disposición del cliente en un plazo que puede variar entre pocas semanas o varios meses.

Cuando el proyecto tiene éxito se obtiene una herramienta única totalmente adaptada a las necesidades de la empresa.

Pros:

  • Las soluciones a medida son la única herramienta que se adapta al 100% a la forma de trabajo de la empresa y no obliga a la organización a ajustarse al programa.
  • El software resultante puede modificarse y mejorarse a lo largo del tiempo para adaptarlo a las nuevas necesidades de la organización.
  • Puede prepararse para exportar e importar datos de otras soluciones como paquetes cerrados, reduciendo considerablemente su tamaño.
  • Si el proyecto es correctamente realizado, el beneficio global que se obtiene en la gestión es muy alto y no puede equipararse en calidad a ninguna otra familia de soluciones.

Contras:

  • El software a medida es la solución mas cara de las herramientas software.
  • Las soluciones a medida son únicas y por tanto generan una fuerte dependencia del fabricante del software (en la práctica, sólo la empresa que fabricó el software puede mantenerlo).
  • Los plazos de desarrollo pueden demorarse debido a funcionalidades mal dimensionadas en la consultoría.
  • Al ser un producto único para cada cliente, es normal que existan fallos o «bugs» en la solución que se irán resolviendo en los primeros meses de uso.
  • Aunque requieren formación específica para aprender a usarlos suele ser sencilla, puesto que las pantallas y funcionalidades se diseñaron junto al cliente.

Indicado para: Empresas de tamaño grande en cuyo sector no existen soluciones sectoriales o que quieran hacer prevalecer su forma de trabajo en la informatización de sus procesos.

Consejo: Asegúrate de que el equipo consultor que tomará los requisitos cuenta con experiencia en tu sector o en sectores parecidos. Si no es posible, asegúrate de que la metodología que utilizan para implementar los requerimientos sea sólida y que las desviaciones y las adaptaciones están previstas en la misma. Trata de obtener plazos aproximados que, aunque no sean 100% cerrados, se apriximen de foma razonable a las expectativas de la organización.

 

 

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