A la hora de elegir un Software CSP son muchas las variables a tener en cuenta, como sus capacidades críticas, si realmente se ajusta a tu caso de uso o la gran variedad de ofertas que existe actualmente en el mercado. Pero hoy vamos a darte una de las claves más interesantes que te resultará muy útil para poder valorar y decidir entre diferentes opciones. Hablamos de lo que realmente valoran las empresas que ya utilizan este tipo de plataformas, aquellas características que son imprescindibles a la hora de elegir un CSP adecuado a su negocio.

Según un estudio de Gartner, hemos descubierto que la mayoría coinciden en 5 características que una Plataforma de Servicios de Contenidos debe tener. A continuación hablaremos de cada una de ellas para que puedas realizar una búsqueda con referencias reales, pero también debemos destacar que entre el ranking del top 5 y las demás funcionalidades apenas hay gran diferencia a nivel de importancia. Por ello, comentaremos algunas más que no queremos pasar por alto y también te pueden interesar al final de este post.

¡Empezamos!

 

Top 5 funcionalidades de un Software CSP más valoradas por las empresas 

 

1. Plataforma

Esta característica se refiere al hecho de centralizar toda la información en un único lugar.  Quizás sea una de las mayores ventajas que un software CSP puede ofrecer, ya que el beneficio directo es la minimización de los riesgos de pérdida de información importante.

Gracias a esta capacidad, todo tu equipo sabrá donde guardar y encontrar información según su clasificación. A este concepto lo denominamos Fuente de la Verdad. Se trata de un único lugar de consulta de información y trabajo consensuado a nivel interno como lugar de referencia para todo el equipo. De esta forma, evitarás la posibilidad de cometer errores muy comunes, como utilizar versiones distintas de un mismo archivo al estar guardados en diferentes sitios.

 

2. Captura

Gracias a esta funcionalidad, tendrás toda la información de fuentes externas digitalizada y almacenada de forma ordenada en tu plataforma. Hay diferentes formas de realizar este proceso, desde la más tradicional como es el reconocimiento óptico (OCR), el escaneado o hasta las más novedosas, como la captura desde tu propio dispositivo móvil.

Pero quizás, la clave de esta funcionalidad se encuentra en los formularios, el conjunto de campos que también te permite recoger toda la información externa que necesites.

 

3. Cumplimiento

Otra de las funcionalidades imprescindibles para tu tranquilidad, sin duda es el cumplimiento. Básicamente, al utilizar un Software CSP que tenga esta capacidad, seguramente estarás cumpliendo con muchas de las regulaciones del estado en el que opere tu organización, ya sea a nivel nacional o internacional.

Además, almacenar tu información a largo plazo en una Plataforma de Servicios de Contenidos que cumpla con las normativas que te afectan, significa que estarás al día con todas las medidas de seguridad y legalidad que puedan exigirte tus clientes o proveedores.

 

4. Colaboración

Construir una colaboración óptima con tu equipo, proveedores y clientes quizás sea uno de los mayores retos en todas las organizaciones. Gracias a esta capacidad, conseguirlo será mucho más fácil.

Nuestro Gestor Documental  Docuo, cuenta con múltiples funcionalidades de de colaboración, como por ejemplo los workflows automatizados que puedes configurar para que avisen a las personas implicadas cuando deban empezar una tarea,  o simplemente informarles de los eventos importantes permitiéndoles conocer el estado de los procesos al instante.

También contamos con el conector de Teams, de forma que todo tu equipo podrá centralizar la comunicación en un solo lugar. Así, recibirán todas las alertas y notificaciones sin salir de Teams, liberando la bandeja de entrada del email. Una forma de gestionar el trabajo mucho más ágil e inmediata.

 

5. Accesibilidad

Por último, pero no menos importante, encontramos la accesibilidad como la quinta característica más valorada de un Software CSP. En este caso, valoran la capacidad de poder acceder y utilizar datos, dónde y cuándo necesites. Según el Software que elijas, éste te permitirá hacerlo desde la oficina o fuera de ella, a través de tu dispositivo móvil y otras aplicaciones vía API.

En este caso, el beneficio que obtienes es la comodidad y agilidad de cara al trabajo, ya que no necesitarás estar en un espacio concreto o disponer de un ordenador para acceder a la información que necesites.

 

 

Otras características que también te interesarán 

 

  • Productividad (Posición 7)

Aumentar la productividad suele ser uno de los objetivos más frecuentes, por ello te recomendamos que explores si el Software CSP cuenta con esta capacidad al nivel que realmente necesitas.

En Docuo automatizamos todas las tareas manuales del día a día para que puedas dedicar tu tiempo a lo realmente importante. De hecho, hemos conseguido reducir hasta un 70% del tiempo que nuestros clientes dedicaban a realizar tareas de gestión manuales repetitivas. Algunas de ellas pueden ser enviar respuestas de emails similares, crear documentos desde plantillas Microsoft o automatizando y personalizando los workflows de firma, entre otros. De esta forma, cada cliente recibe el link para firmar de forma automática cuando el documento esté listo y revisado.

 

  • Flujos de trabajo (Posición 11)

Establecer una normalización en los flujos de trabajo es uno de los retos a los que te enfrentarás a la hora de crear un workflow de trabajo. Se trata de diseñar una serie de pasos específicos que todo el equipo deberá realizar por igual. Así, conseguirás que estos flujos realmente funcionen.

Esta es una de las capacidades que deberás tener en cuenta a la hora de escoger un Software CSP. A diferencia del resto, en Docuo no solo te ofrecemos esta posibilidad, sino que contamos con un equipo de expertos que te ayudarán a configurar los procesos de trabajo que mejor se adapten a las necesidades de tu equipo. Además, te acompañarán durante toda la implementación del flujo de trabajo hasta que compruebes que realmente funciona y obtengas los resultados esperados.

 

  • Búsqueda, Metadatos y Clasificación (Posición 14)

Otra capacidad muy útil a tener en cuenta es la funcionalidad de búsqueda de información dentro de la propia herramienta. De esta forma, podrás localizar rápidamente lo que necesites, y si tiene la opción, a través de diferentes filtros de búsqueda. También es importante valorar la clasificación de la información por metadatos. Así, el Software CSP te permitará construir una base de datos sólida y completa a partir de toda la información que tengas.

 

 

Para concluir, estas son las top 5 características y algunas más que más les interesan a las empresas que ya trabajan con un Software CSP, y que te servirán como referencia para encontrar la Plataforma de Servicios de Contenidos que se ajuste a lo que necesitas.

En Docuo contamos con estas y muchas más funcionalidades que podrás descubrir de forma gratuita probando nuestro Software durante 30 días. En el caso de que tengas alguna duda más sobre las capacidades del Software CSP, también puedes contactar con nuestro equipo y las resolverán de forma personalizada.

 

 

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