Qué son los Colegios de Abogados
En la actualidad, los Colegios de Abogados gestionan una gran cantidad de trámites, desde la regulación y supervisión ética, pasando por expedientes de todos los tipos (de conciliación, honorarios etc.), hasta la promoción de la justicia y el apoyo a la comunidad legal.
Qué es un Colegio de Abogados
Un Colegio de Abogados es una institución de derecho público que reúne a abogados y colegiados, con el propósito de abordar asuntos relacionados con su profesión y administrar los servicios públicos encargados por la Constitución y las leyes.
Una de las principales responsabilidades de los Colegios es impulsar que los abogados participen en el sistema legal. Esto lo consiguen a través del patrocinio de proyectos de investigación, el asesoramiento en las reformas legislativas etc. Además, también juegan un papel crucial en la supervisión de los exámenes de admisión de nuevos miembros que desean ejercer la abogacía.
Los Colegios de Abogados desempeñan un importante papel en la prestación de servicios públicos, como el Turno de Oficio, la Asistencia Letrada al Detenido y los Servicios de Orientación Jurídica Gratuita. También, tienen la tarea de defender los intereses colectivos de sus miembros y promover los valores fundamentales de la profesión.
La dirección del Colegio de Abogados recae en un decano y una Junta de Gobierno. Estos líderes son elegidos democráticamente por todos los colegiados.
Gestiones en un Colegio de Abogados
Para empezar, todos los documentos y comunicaciones, que salen y entran de la institución, lo hacen a través de correo electrónico. Mucha de esta información, suele estar asociada a trámites legales específicos, y debe estar bien registrada y ordenada.
En cuanto a la administración de los miembros y la supervisión de la ética profesional, los Colegios de Abogados suelen contar con un equipo dedicado que maneja solicitudes de membresía, procesa renovaciones y verifica el cumplimiento de los requisitos éticos. Además, estos equipos también son los encargados de atender las quejas éticas presentadas contra los miembros.
La formación continua es una parte fundamental de la profesión legal, y los Colegios de Abogados coordinan y gestionan programas educativos y eventos. Esto implica la planificación de conferencias, seminarios y talleres, así como la inscripción de los abogados en los cursos pertinentes.
Por último, en los Colegios de Abogados se gestionan gran cantidad de expedientes de todo tipo (de conciliación, de turno de oficio, deontológicos, honorarios etc.), y cada uno de ellos, tiene características particulares que deben seguirse en todo momento.
Todas estas gestiones, se llevan a cabo con Excel, Outlook y carpetas compartidas, lo que puede dar lugar a una gran cantidad de problemas.
Problemas de la gestión manual
Cuando los Colegios de Abogados, no cuentan con las herramientas adecuadas para sus gestiones diarias, pueden surgir numerosos problemas:
- Pérdida de información. Cuando recibes todos los documentos e información a través de correos electrónicos o de carpetas compartidas, es muy habitual que no haya orden. Esta desorganización puede hacer que sea lento y complicado encontrar información clave, e incluso, que se extravíe.
- Riesgo de incumplimiento normativo. La falta de un sistema de gestión adecuado aumenta el riesgo de incumplir con las normativas legales y éticas, lo que da lugar a sanciones, pérdida de credibilidad, daño a la reputación del Colegio y costes financieros.
- Errores humanos. La omisión de fechas clave o los registros erróneos de información son algunos de los problemas que pueden surgir a la hora de gestionar expedientes y trámites del Colegio.
- Falta de transparencia. A la hora de realizar denuncias en el buzón ético, es fundamental que los denunciantes sientan que pueden hacerlo de una forma segura y confidencial, y cuando se gestionan sin las herramientas adecuadas, tiene el efecto contrario.
- Retrasos en las gestiones. Una de las partes más importantes a la hora de gestionar expedientes de cualquier tipo, es cumplir con las fechas. Cuando se gestionan manualmente, puede haber numerosos retrasos en su procesamiento, en su seguimiento etc.
- Documentación incorrecta o desactualizada. Los documentos importantes, como contratos, acuerdos o registros legales, pueden contener información incorrecta o desactualizada si no se revisan y actualizan adecuadamente.
Todos estos problemas pueden resolverse con una sola herramienta.
Software para Colegios de Abogados: ventajas
Para empezar, el software permite tener en un único lugar, todos los documentos y comunicaciones que entran y salen del Colegio, consiguiendo así tener un registro de toda la información, bien clasificada y organizada. Así, los procesos se agilizan y se mejora la trazabilidad.
Además, todos los trámites del colegio se pueden llevar a cabo a través de una ventana única. Esto permite a los colegiados conocer el estado en el que se encuentran sus trámites y acceder a ellos, en todo momento y tener asociada toda la información y documentación relevante a los distintos expedientes.
Con la nueva Ley 2/2023, es obligatorio para los Colegios de Abogados contar con un Buzón Ético en su organización. Con un software como Docuo, puedes crear un canal de denuncias que permita a los usuarios, mantener su anonimato y a las personas que lo gestionan, saber en todo momento, cuál es la situación de la denuncia: plazos, acciones tomadas etc.
Siguiendo también, con la Ley 39/2015 y la ley 40/2015, la herramienta permite generar copias electrónicas auténticas para poder usarlas en las gestiones administrativas automatizadas. Además, también se pueden almacenar imágenes electrónicas de documentos privados con la misma validez que los originales.
A la hora de gestionar expedientes de cualquier tipo (conciliación, honorarios, turno de oficio etc.), el software agiliza todo el proceso: recopilación de la información, revisión, fechas clave, etc. Por ejemplo, en el caso de los expedientes de conciliación, el software permite la creación y el seguimiento completo de estos y de los certificados de formación en mediación.
Cuando trabajas con un software para Colegios de Abogados, la productividad y la eficiencia de tus procesos se multiplica por mil. ¿Quieres saber más? ¡Contacta con nosotros!