¿Por qué dar el salto a la firma electrónica?

Acelerar los procesos de firma es una de las medidas clave para aumentar la productividad de los equipos. De hecho, la situación de las empresas que aún no han dado el paso a la transformación digital de estos procesos, empieza a tener consecuencias. Una de ellas es el alto coste económico que conlleva gestionar los procesos de firma en papel. Otra es la pérdida de tiempo, tanto de la empresa como de los clientes, ya que el proceso manual es mucho más lento, pudiendo durar semanas. Por todo lo anterior, en Docuo recomendamos sin lugar a dudas la digitalización de los workflows de firma. Con la firma electrónica aumentarás la eficiencia de tus procesos y reducirás tiempo en la incorporación de nuevos clientes y el cierre de transacciones, evitando el esfuerzo de rellenar y volver a enviar los documentos firmados en papel. Así, conseguirás un rápido retorno de la inversión, tanto en ahorro económico por gastos de administración, como en almacenamiento y archivo.

Aunque las ventajas son muchas, es importante conocer bien los requisitos técnicos, reglamentarios y legales que debe cumplir la firma electrónica según el país en el que la empresa esté operando.

A continuación te mostramos los diferentes tipos de firma electrónica que ofrecemos en Docuo y cómo elegir el que mejor se ajusta a tus necesidades.

 

Tipos de firma electrónica en Docuo. Descubre sus diferencias y beneficios. 

Más allá de ser una simple plataforma de firma electrónica, Docuo permite integrar la firma digital en los workflows de forma muy sencilla, potenciando sus beneficios al automatizar todo el proceso (redacción automática desde plantillas, revisión, negociación, aprobación, etc.).

Todas nuestras firmas electrónicas están reguladas en Europa por el reglamento de Identificación Electrónica y los Servicios de Confianza para las Transacciones Electrónicas (eIDAS). Este reglamento establece diferentes formas de firmar un documento en remoto válidas en toda la UE y la mayoría de países occidentales. No tendrás que preocuparte por cumplir con lo establecido según el reglamento, de eso ya nos encargamos nosotros.

 

Beneficios comunes a todas las modalidades de firma electrónica:

  • Es una forma rápida, sencilla y segura para firmar documentos contractuales en PDF.
  • Acelera los procesos de firma, de semanas a minutos.
  • Ahorra en costes de administración y almacenamiento en papel.
  • Reduce la carga de trabajo al automatizar los procesos de firma.
  • Garantiza la integridad del contenido firmado durante el proceso de firma.
  • Permite saber si el documento ha sido manipulado después de ser firmado.

 

Docuo eSignature. Nuestra firma electrónica avanzada.

Recomendada para:

  • Documentos a firmar por personas externas a la organización (clientes o proveedores).

Modo de uso:

  1. El firmante recibe un link de firma por mail.
  2. Introduce una contraseña o código en su dispositivo móvil para validar la autenticación.
  3. Firma el documento y lo envía, así de fácil.

Beneficios:

  • Facilidad de uso.
  • Valida la identidad del firmante.
  • Alto nivel de seguridad

Normativa:

  • Docuo eSignature cumple al 100% con lo establecido en el tipo AES (Advanced Electronic Signature) del reglamento eIDAS.

 

Docuo eCertificate. Nuestra firma electrónica cualificada.

Recomendada para:

  • Documentos a firmar por la propia organización; incluso para grandes volúmenes de documentos iguales que deban ser firmados.

Modo de uso:

  1. La empresa instala el certificado emitido por un Prestador de Servicios de Certificación en su ordenador o lo sube a Docuo.
  2. Los documentos a firmar se generan en Docuo o se cargan en el sistema.
  3. Como parte del flujo de trabajo, Docuo firma los documentos automáticamente con el certificado digital y los envía a la otra parte (cliente, proveedor, etc.).

Beneficios:

  • El proceso de firma es completamente automatizado, incluso sin la intervención del usuario.
  • Permite realizar operaciones de firma masiva.
  • Si el certificado digital es el adecuado, ofrece el nivel de seguridad más alto, equivalente a la firma manuscrita.
  • Verifica la identidad del firmante.

Normativa:

  • Docuo eCertificate cumple al 100% con lo establecido en el tipo QES (Qualified Electronic Signature) del reglamento eIDAS.

 

¿Qué hago si mi cliente todavía me exige un proceso de firma manuscrita?

Docuo basic. Una forma de gestionar más rápido la firma manuscrita.

Recomendada para:

  • Organismos o empresas que no aceptan trabajar con firma digital como política interna (aún existen).

Modo de uso:

  1. El firmante recibe el documento por mail.
  2. Lo imprime y firma en papel.
  3. Lo escanea y lo adelanta por mail utilizando un formulario automático.
  4. Por último, lo remite físicamente a las partes implicadas.

Desventajas:

  • No permite la identificación del firmante.
  • Valor legal y probatorio muy bajo hasta que no se recibe el contrato físico.
  • Obligación de conservar y archivar la versión manuscrita.
  • Una vez recibido el contrato físico, requiere validar que no fue alterado antes de ser firmado.
  • Conlleva un proceso manual más largo y costoso.
  • Se queda atrás de la transformación digital y eventualmente será reemplazado al 100% por la firma electrónica.

Normativa:

  • No necesita cumplir con ninguna normativa ya que el reglamento eIDAS solo asegura y garantiza las firmas electrónicas. Por otra parte, la firma manuscrita está reconocida en la legislación de todos los países, por lo que siempre habrá determinados escenarios en los que sea preciso disponer de ella.

 

En conclusión, la firma básica manual es el tipo de firma que menos beneficios tiene, y por ello en Docuo recomendamos eSignature o eCertificate.

 

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