Renegociar contratos: 5 pasos clave
En las empresas, cada día pueden producirse cambios que hagan que contratos que eran ventajosos, dejen de serlo: servicios que dejan de ser necesarios, cambios en el mercado, etc. Ante estas situaciones, renegociar contratos no solo es recomendable, sino necesario para mantener la eficiencia y proteger los intereses de la empresa.
Vamos a ver las claves para una buena renegociación de contratos.
¿Por qué renegociar contratos?
Hay muchos motivos por los que un contrato pueden necesitar ser revisado y renegociado:
- Evolución del mercado. Aparecen nuevos competidores, cambian las condiciones, etc. En el momento de firmar el contrato, seguro que era una buena opción pero si no se revisan y renegocian las condiciones cuando van surgiendo cambios, podrías pagar más de lo necesario o recibir menos por lo mismo.
- Nuevas normativas o requisitos legales. Hay sectores en los que los cambios legales afectan directamente a lo contratado, ya sea por seguridad, sostenibilidad, protección de datos etc. Si surgen nuevas obligaciones que no estaban contempladas, es hora de renegociar para ajustar esos contratos.
- Cambios en las necesidades de la empresa. Es normal que las necesidades de una empresa crezcan, se reduzcan o que se reorienten. Si antes se contrataban ciertos volúmenes o servicios y ahora ya no se necesitan en las mismas cantidades, es hora de renegociar para evitar gastos innecesarios o limitaciones.
- Proveedores ineficientes. Si el proveedor no cumple plazos, la calidad ha bajado o la atención no es la que debe, la renegociación puede ser una forma de exigir mejoras e incluso de añadir penalizaciones.
1. Revisión previa del contrato
Antes de iniciar cualquier conversación, es fundamental revisar en detalle el contrato actual. ¿Incluye cláusulas de revisión o renegociación? ¿Qué sanciones o condiciones de salida contempla? ¿Cuándo vence o se renueva automáticamente?
Una buena práctica es marcar en agenda las fechas críticas del contrato, como las de revisión, renovaciones o entrega de informes, para anticiparse. En el caso de que trabajes con un software de gestión de contratos, no necesitarás marcar nada, ya que la herramienta te avisará cuando se acerque la fecha clave de forma automática.
2. Recopilación de información
La negociación debe estar apoyada por hechos. Es importante recopilar información como:
- Comparativas de mercado: precios, condiciones, referencias de otros proveedores.
- Eficiencia del proveedor: cumplimiento de entregas, calidad del servicio, incidencias.
- Costes: inflación, tipo de cambio, transporte, energía, etc.
- Impacto del contrato actual: cuánto se gasta, qué se está usando realmente, qué no.
Como consejo, te recomendamos involucrar a todos los departamentos que se beneficien del contrato para tener una visión completa del uso real que se está haciendo del bien o servicio.
3. Definir el objetivo de la renegociación
No todos los contratos necesitan un cambio completo. A veces solo es necesario renegociar una parte: precios, plazos, condiciones de salida, forma de facturación, penalizaciones…
Antes de sentarse a hablar, hay que tener claro:
- ¿Qué queremos cambiar?
- ¿Qué estamos dispuestos a conceder a cambio?
- ¿Qué escenario mínimo aceptaríamos?
Este análisis evita improvisar durante la negociación y permite mantener el foco en los intereses reales de la empresa.
4. Buscar el beneficio mutuo
Una renegociación efectiva no se plantea como un “tira y afloja”, sino como una oportunidad de ajustar el contrato para que siga siendo beneficioso para ambas partes.
Aun cuando existan incumplimientos, hay que intentar gestionar la negociación con profesionalidad. Tener una postura defensiva o agresiva, puede traer más problemas que soluciones.
5. Formalizar los cambios
Una vez alcanzado el nuevo acuerdo, hay que formalizarlo correctamente. Puede ser a través de una adenda al contrato existente o mediante un nuevo contrato.
Involucra al equipo legal para que revise las modificaciones, asegúrate de que ambas partes lo firmen y guarda el nuevo contrato en su lugar correspondiente para tenerlo bajo control.
Renegociar contratos es fundamental para adaptar los acuerdos a la realidad del negocio. Con preparación, datos y actitud colaborativa, es posible mejorar las condiciones de un contrato sin comprometer la relación con el proveedor, y posicionar a tu empresa en una mejor situación.