Revisión y Aprobación de Documentos: 3 consejos clave

Consigue un 82% más de aprobaciones cada mes y acelera tus flujos de revisión hasta en un 75%.

Llevar a cabo una correcta revisión y aprobación de documentos, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Probablemente, tu empresa tenga que llevar a cabo esta gestión regularmente, de forma manual y en diferentes contextos: redacción de documentos legales, creación de manuales de procedimientos, elaboración de contratos y acuerdos etc.  Todo esto, con unos plazos de entrega y vencimiento.

Normalmente, y aunque depende de su complejidad, suele haber numerosas personas tanto internas como externas, implicadas en el proceso: el autor del documento, los revisores o el aprobador final, son algunas de ellas y todas tienen que estar constantemente informadas de lo que pasa con el documento, para que su revisión y aprobación sea un éxito.

Problemas de la revisión y aprobación manual

Toda esta gestión suele llevarse a cabo de forma manual, con la ayuda de Excel, Outlook y carpetas compartidas, lo que da lugar a numerosos problemas.

Para empezar, la falta de unos criterios de revisión para cada tipo de documento, hace que el proceso sea complicado y que haya desacuerdos entre las personas involucradas, causando así el retraso o incluso el impedimento de su aprobación. Además, si no se lleva a cabo un registro adecuado de todo el proceso, hacer un buen seguimiento, es prácticamente imposible.

Para seguir, en este tipo de procesos, la comunicación es fundamental.

Cuando el volumen de documentos a revisar es elevado, gestionar las revisiones y aprobaciones por email puede ocasionar retrasos y pérdidas de información clave.

Esto unido a la falta de control y de seguridad para ver quién ha hecho cada modificación en el documento, y la existencia de duplicados, da lugar a problemas organizativos graves.

Utilizar un gestor documental para los flujos de revisión y aprobación

Para evitar esta situación, un Software de revisión y aprobación de documentos como Docuo, es la solución.

Podrás crear, en base a cada tipo de documento que necesite revisión, un flujo de aprobación, con todas las opciones y pasos que quieras (por ejemplo, uno específico para contratos, otro para expedientes etc.). Además, a cada uno de estos flujos, podrás asociarles en un solo clic los documentos, para que empiecen a trabajar automáticamente.

A la hora de la comunicación, no tendrás que preocuparte de avisar a los revisores cuando llegue su turno: recibirán automáticamente un enlace por email, SMS o Teams, desde el que podrán aprobar, rechazar e incluso, firmar el documento en un solo clic y desde su móvil.

Tendrás bajo control en todo momento lo que está pasando con los documentos durante su revisión: quién los aprueba o rechaza, en qué momento se hicieron los cambios y dónde etc. Gracias a esto, podrás recoger de forma organizada, las solicitudes de cambio y enviárselas a los revisores para que las consideren.

Si algo no va como debería, no es un problema, ya que podrás gestionar las No Conformidades sin esfuerzo desde su creación, hasta llegar a las Acciones Correctivas que podrás implementar de forma sencilla.

Tres consejos para agilizar el proceso de revisión y aprobación de documentos

Un gestor documental va a facilitarte notablemente el trabajo pero, para sacarle el máximo partido, puedes seguir las siguientes recomendaciones:

Crea un ecosistema tecnológico

Sí, un Gestor Documental solo funciona muy bien, pero, ¿te imaginas lo que puede hacer si se junta con otras herramientas? En el caso de Docuo, se integra con Microsoft 365 que hará que tus comunicaciones sean mucho más ágiles, que puedas crear documentos automáticamente y desde plantillas inteligentes en segundos.

Establece roles y responsabilidades

Define quiénes son los encargados de realizar la revisión y aprobación de cada documento para evitar confusiones y retrasos. Con Docuo, puedes establecer permisos para que cada persona tenga acceso únicamente a los documentos que tienen que aprobar o revisar.

El orden de revisión importa

Cuando empieza el proceso de revisión de documentos, debes pensar en el orden en el que las partes interesadas revisarán la documentación del proyecto. Este orden, normalmente, suele ir de menor a mayor en cuanto a la jerarquía de la empresa pero, se deben tener en cuenta las preferencias personales de los implicados. Tampoco se puede pasar por alto lo que tiene sentido hacer para cada proyecto; ¿Hay alguna de las partes interesadas que, sin su aprobación, no se puede avanzar?

Sabiendo todo esto, en Docuo puedes establecer avisos automáticos para que cada una de las partes sepa cuándo ha llegado su turno de revisar o aprobar el documento, y de esta forma, no necesitarán estar todo el tiempo pendientes.

Conclusión final

Para evitar estos problemas y asegurar un proceso de revisión y aprobación eficiente, es importante establecer una buena comunicación y coordinación entre todas las partes involucradas, saber claramente cuáles serán los criterios a seguir, y asegurar que se disponga de suficiente tiempo para completar el proceso de manera adecuada, tres cosas que un Gestor Documental puede ayudarte a conseguir.

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