¿Qué es el Software CLM? Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos

El software CLM, por sus siglas en inglés «Contract Lifecycle Management» (Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos), es una herramienta informática que ayuda a las empresas a gestionar su cartera de contratos desde que se crean hasta su finalización, pasando por muchos otros procesos como solicitud, redacción, revisión, aprobación, negociación, firma, así como renovaciones y vencimientos.

El software CLM se ha utilizado desde hace más de una década, pero en los últimos años ha experimentado un crecimiento exponencial gracias a la necesidad de las empresas de ser más eficientes y reducir costes.

Empresas de diferentes tamaños y sectores, desde pymes hasta grandes corporaciones, utilizan el software CLM para gestionar sus contratos y reducir los riesgos legales.

Con el software CLM, las empresas pueden reducir los riesgos legales y financieros, mejorar la eficiencia y la productividad de los empleados, y garantizar el cumplimiento de las políticas y regulaciones. En este artículo, exploraremos los principales beneficios del software CLM y cómo puede transformar la gestión de contratos en su empresa.

Tipos de CLM

Existen diferentes tipos de software CLM en el mercado, algunos ofrecen soluciones específicas para diferentes tipos de contratos, como contratos de proveedores, de empleados, otros para industrias o sectores específicos, como por ejemplo contratos de alquiler y compraventa de terrenos para parques fotovoltáicos, sector de salud, seguros, financiero o construcción.

Las más utilizadas son las soluciones CLM de propósito general que permiten la gestión de contratos de todo tipo.

Funcionalidades principales

Aunque ya hemos tratado en detalle en otro artículo las 10 capacidades críticas de un Software CLM, las resumimos aquí:

  1. Fuente única de la verdad
  2. Gestión de solicitudes
  3. Creación de contratos desde plantilla
  4. Aprobación y negociación
  5. Seguridad y trazabilidad
  6. Búsquedas
  7. Informes
  8. Inteligencia artificial
  9. Vencimientos y renovaciones
  10. Integración con Ventas, Compras y RRHH

Control del proceso contractual

Uno de los mayores beneficios del software CLM es la visibilidad y el control que proporciona sobre el proceso de gestión de contratos. Con el CLM, todas las partes interesadas tienen acceso a los contratos y a su estado actual en tiempo real. Además, el software CLM permite establecer alertas y recordatorios para garantizar que se cumplan los plazos de vencimientos y renovaciones, así como los derechos y oblligaciones que existan en las condiciones de los contratos.

Aumento de la eficiencia y la productividad

La gestión manual de contratos es un proceso largo y tedioso que consume mucho tiempo y recursos. Con el software CLM, las empresas pueden automatizar gran parte del proceso de creación de contratos mediante plantillas inteligentes, lo que les permite ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia y la productividad del equipo legal.

Este tipo de automatización también está presente en el resto de procesos, con lo que se ahorran muchas horas de trabajo legal a la semana.

Reducción de riesgos

La gestión de contratos puede ser un proceso complejo y delicado que conlleva riesgos legales y financieros. El software CLM puede ayudar a reducir estos riesgos al garantizar que los contratos se ajusten a las políticas y regulaciones de la empresa y al alertar a las partes interesadas sobre los riesgos y las oportunidades.

Además, el software CLM puede proporcionar una visión clara y detallada de los términos y condiciones de los contratos fuera del texto de los mismos, lo que reduce el riesgo de malinterpretaciones y errores.

Comunicación con las partes

El software CLM permite la colaboración y la comunicación entre las partes interesadas en el proceso de gestión de contratos. Con el software, todas las partes interesadas pueden trabajar en un documento y recibir notificaciones cuando deban aprobarlo o revisarlo, lo que elimina la necesidad de enviar correos electrónicos y archivos adjuntos de forma manual.

Además, el software CLM facilita la comunicación y la colaboración entre departamentos y equipos, lo que mejora la coordinación y la eficiencia en toda la empresa.

Informes y análisis detallados

El software CLM puede proporcionar informes y análisis detallados sobre el proceso de gestión de contratos, lo que permite a las empresas obtener una visión clara y detallada de los contratos y su impacto en la empresa.

Los informes y análisis pueden ayudar a las empresas a identificar oportunidades de mejora y a tomar decisiones más informadas sobre la gestión de contratos en el futuro. Esta información puede ser exportada de forma automática a herramientas de reporting corporativas como Microsoft Power BI o similares.

Tendencias del mercado

Las últimas tendencias en el software CLM incluyen el uso de la inteligencia artificial y la automatización para mejorar aún más la eficiencia de la gestión de contratos.

Algunas soluciones de software CLM utilizan la inteligencia artificial para analizar los contratos y extraer automáticamente información relevante, como fechas de vencimiento, condiciones de pago, etc. También se están utilizando tecnologías de automatización para reducir los tiempos de revisión y aprobación de los contratos.

El software CLM también está integrándose con otras herramientas como los sistemas de facturación (ERP) y los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), para proporcionar una gestión más completa y unificada de los procesos empresariales.