Software CLM: qué es y cómo elegir un Contract Lifecycle Management
R2 Docuo es el software CLM con el que empresas como Grupo IFA, TÜV SÜD o Applus+ gestionan su cartera de contratos bajo normativa española (ENS nivel ALTA): desde la creación hasta la renovación, con control de vencimientos automático y firma electrónica integrada.
El software CLM, por sus siglas en inglés «Contract Lifecycle Management» (Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos), es una herramienta informática que ayuda a las empresas a gestionar su cartera de contratos desde que se crean hasta su finalización, pasando por muchos otros procesos como solicitud, redacción, revisión, aprobación, negociación, firma, así como renovaciones y vencimientos.
El software CLM se ha utilizado desde hace más de una década, pero en los últimos años ha experimentado un crecimiento exponencial gracias a la necesidad de las empresas de ser más eficientes y reducir costes.
Empresas de todos los sectores, desde una ingeniería de 40 personas hasta un grupo industrial, utilizan el software CLM para gestionar sus contratos y reducir los riesgos legales.
Con el software CLM, las empresas pueden reducir los riesgos legales y financieros, mejorar la eficiencia y la productividad de los empleados, y garantizar el cumplimiento de las políticas y regulaciones. En este artículo, exploraremos los principales beneficios del software CLM y cómo puede transformar la gestión de contratos en su empresa.
Tipos de CLM
Existen diferentes tipos de software CLM en el mercado, algunos ofrecen soluciones específicas para diferentes tipos de contratos, como contratos de proveedores, de empleados, otros para industrias o sectores específicos, como por ejemplo contratos de alquiler y compraventa de terrenos para parques fotovoltáicos, sector de salud, seguros, financiero o construcción.
Las más utilizadas son las soluciones CLM de propósito general que permiten la gestión de contratos de todo tipo.
Funcionalidades principales
Aunque ya hemos tratado en detalle en otro artículo las 10 capacidades críticas de un Software CLM, las resumimos aquí:
- Fuente única de la verdad
- Gestión de solicitudes
- Creación de contratos desde plantilla
- Aprobación y negociación
- Seguridad y trazabilidad
- Búsquedas
- Informes
- Inteligencia artificial
- Vencimientos y renovaciones
- Integración con Ventas, Compras y RRHH
Si quieres el detalle de cada una y una comparativa frente a DocuSign y PandaDoc, lee la guía completa de software de gestión de contratos.
Control del proceso contractual
Uno de los mayores beneficios del software CLM es la visibilidad y el control que proporciona sobre el proceso de gestión de contratos. Con el CLM, todas las partes interesadas tienen acceso a los contratos y a su estado actual en tiempo real. Además, el software CLM permite establecer alertas y recordatorios para garantizar que se cumplan los plazos de vencimientos y renovaciones, así como los derechos y oblligaciones que existan en las condiciones de los contratos.
Aumento de la eficiencia y la productividad
La gestión manual de contratos es un proceso largo y tedioso que consume mucho tiempo y recursos. Con el software CLM, las empresas pueden automatizar gran parte del proceso de creación de contratos mediante plantillas inteligentes, lo que les permite ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia y la productividad del equipo legal.
Este tipo de automatización también está presente en el resto de procesos, con lo que se ahorran muchas horas de trabajo legal a la semana.
Reducción de riesgos
La gestión de contratos puede ser un proceso complejo y delicado que conlleva riesgos legales y financieros. El software CLM puede ayudar a reducir estos riesgos al garantizar que los contratos se ajusten a las políticas y regulaciones de la empresa y al alertar a las partes interesadas sobre los riesgos y las oportunidades.
Además, el software CLM puede proporcionar una visión clara y detallada de los términos y condiciones de los contratos fuera del texto de los mismos, lo que reduce el riesgo de malinterpretaciones y errores.
Comunicación con las partes
El software CLM permite la colaboración y la comunicación entre las partes interesadas en el proceso de gestión de contratos. Con el software, todas las partes interesadas pueden trabajar en un documento y recibir notificaciones cuando deban aprobarlo o revisarlo, lo que elimina la necesidad de enviar correos electrónicos y archivos adjuntos de forma manual.
Además, el software CLM facilita la comunicación y la colaboración entre departamentos y equipos, lo que mejora la coordinación y la eficiencia en toda la empresa.
Informes y análisis detallados
El software CLM puede proporcionar informes y análisis detallados sobre el proceso de gestión de contratos, lo que permite a las empresas obtener una visión clara y detallada de los contratos y su impacto en la empresa.
Los informes y análisis pueden ayudar a las empresas a identificar oportunidades de mejora y a tomar decisiones más informadas sobre la gestión de contratos en el futuro. Esta información puede ser exportada de forma automática a herramientas de reporting corporativas como Microsoft Power BI o similares.
Qué diferencia a R2 Docuo de DocuSign y PandaDoc como software CLM
DocuSign y PandaDoc son las referencias internacionales cuando el problema es firmar. R2 Docuo se diferencia en lo que ocurre antes y después de la firma:
- Modelo de datos propio. Cada tipo de contrato tiene su ficha con campos, estados, relaciones y reglas; el contrato es un elemento del proceso, no un PDF en una carpeta.
- ENS nivel ALTA e ISO 27001, con servidores en España y la Unión Europea: el requisito habitual en contratación pública y sectores regulados.
- Aplicación de escritorio para Windows además de la web, para los equipos que viven en el explorador de archivos.
- Precio publicado: la app Contratos está disponible desde 12 €/mes con la firma electrónica incluida.
Tendencias del mercado
Las últimas tendencias en el software CLM incluyen el uso de la inteligencia artificial y la automatización para mejorar aún más la eficiencia de la gestión de contratos.
Algunas soluciones de software CLM utilizan la inteligencia artificial para analizar los contratos y extraer automáticamente información relevante, como fechas de vencimiento, condiciones de pago, etc. También se están utilizando tecnologías de automatización para reducir los tiempos de revisión y aprobación de los contratos. Hemos analizado esa diferencia en gestor de contratos con IA frente a un gestor documental genérico.
El software CLM también está integrándose con otras herramientas como los sistemas de facturación (ERP) y los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), para proporcionar una gestión más completa y unificada de los procesos empresariales.