Software de Gestión de Calidad: Las 5 ventajas clave
Un Software de Gestión de Calidad es una herramienta que permite planificar, controlar y mejorar los procesos de una organización destinados a cumplir con los estándares internacionales.
Al principio de los años 80, comenzó a surgir una mayor conciencia sobre la importancia de la calidad en los negocios. En esta década empezaron a desarrollarse las normas de gestión de calidad más importantes como la ISO 9001 y muchas otras.
Solo recientemente se ha prestado atención al esfuerzo que supone la gestión correcta de la calidad, si se lleva a cabo manualmente, y los beneficios que conlleva gestionarla con software.
Los problemas de la gestión manual de la calidad
Al conjunto de procedimientos, instrucciones de trabajo y actividades de revisión (no conformidades y acciones de mejora, revisión por la dirección, etc.) que lleva a cabo una compañía para adaptarse a una norma de calidad, se le denomina Sistema de Gestión de la Calidad, que es lo que realmente evaluan los auditores cuando auditan a una empresa.
La situación más frecuente, es que los responsables de calidad documenten y controlen su Sistema de Gestión utilizando herramientas básicas de ofimática: Documentos de Word en carpetas compartidas, hojas Excel para los registros, y centenares de emails para intercambiar la información. Esto es lo que llamamos gestión manual (o con herramientas básicas) de la calidad.
Gestionar la Calidad manualmente presenta numerosos desafíos. Para empezar, los errores humanos al rellenar los registros, crear y recoger las no conformidades o comprobar la eficacia de las acciones de mejora.
¿Cumplir la norma o solo «renovar el sello»?
Pero quizá el problema más grave de la gestión manual de la Calidad sea que es muy difícil comprobar que los procedimientos se estén cumpliendo realmente.
Los manuales de calidad suelen quedarse «criando polvo» en esas carpetas compartidas. Normalmente no están integrados en el día a día del trabajo de los equipos. Simplemente no se leen, o se leen sólo cuando hay problemas, aunque el departamento de Calidad haga esfuerzos de formación y concienciación.
Por si fuera poco, cuando esos procedimientos cambian hay que notificar a las personas afectadas que existe una nueva versión de este o aquel documento y comprobar que el cambio se ha entendido. Esto es una quimera en muchos casos.
«…con frecuencia, el responsable de Calidad se encuentra días antes de la auditoría revisando la validez de sus registros, completando indicadores y creando una ilusión de cumplimiento»
El resultado es que, con frecuencia, el responsable de Calidad se encuentra días antes de la auditoría revisando la validez de sus registros, completando indicadores y creando una ilusión de cumplimiento que permita «renovar el sello».
Con independencia de que la auditoría se pase o no, la consecuencia es que la organización no se beneficia del verdadero cumplimiento de las normas de calidad y de sus ventajas a la hora de mejorar la satisfacción de sus clientes.
Ventajas de contar con un Software de Gestión de Calidad
Aunque las ventajas son muchas, vamos a contarte las cinco más importantes.
1. Automatización de tareas
Es quizá la más importante. Cumplir con los requerimientos de los sistemas de calidad, suele conllevar el tener que llevar a cabo gran cantidad de procesos y actividades manuales y repetitivas: la identificación de requisitos, la planificación, el control de documentos, la gestión de no conformidades, la auditoría interna, etc.
Al utilizar un software, muchos de estos procesos pueden automatizarse, lo que permite ahorrar una cantidad ingente de tiempo. Por ejemplo, se puede automatizar la recopilación de datos, la gestión de documentos, la generación de informes, la planificación de tareas, la programación de alertas, y la asignación de responsabilidades, entre otros.
«Gracias al sofware, los equipos de trabajo completan la información necesaria para el Sistema de Calidad mientras trabajan, sin que esto interfiera en sus responsabilidades diarias»
Idealmente, los equipos de trabajo deberían completar la información necesaria para el Sistema de Gestión de la Calidad mientras trabajan en la herramienta, sin que esto interfiera en exceso en sus responsabilidades diarias.
Un Software de Gestión de la Calidad permite esto mediante workflows automatizados que se integran en el trabajo diario de los equipos, registrando las acciones y, de forma indirecta, asegurando la trazabilidad de los procesos.
De este modo el responsable de Calidad puede demostrar el cumplimiento sin esfuerzo adicional el día de la auditoría.
Además, la automatización de procesos ayuda a reducir errores humanos. Por ejemplo, el software puede asegurarse de que se sigan los procedimientos requeridos y se respeten los plazos establecidos. Si se acerca el límite de cualquier plazo, puede levantar un aviso para evitar que se supere.
El Software para la Gestión de la Calidad puede identificar desviaciones y enviar alertas a los responsables para que tomen medidas correctivas y evitar problemas. Todo esto sin que sea necesario que nadie memorice un procedimiento.
2. Centralización de la información
Gestionar un sistema de calidad, normalmente implica manejar una gran cantidad de información: políticas y procedimientos, registros , informes de auditoría, datos de desempeño y cualquier otra documentación relacionada con la gestión de calidad.
Al hacerlo manualmente, esta información suele encontrarse dispersa e incluso duplicada, en diferentes lugares, y acceder a ella cuando se necesita puede ser una tarea imposible. Esta situación puede dificultar la toma de decisiones y la evaluación del sistema de calidad.
Sin embargo, cuando cuentas con un Software de Gestión de Calidad, tienes toda la información relevante en un único lugar. Puedes crear consultas, filtrar datos, exportarlos a Excel y más. De esta forma tanto tú, como las personas implicadas, podéis acceder a lo que necesitéis, de manera rápida y sencilla.
Por si fuera poco, también se encargan de avisar a las personas adecuadas cuando se publica la nueva versión de un documento (listas de distribución).
3. Accesibilidad y colaboración
Esta característica se ha vuelto especialmente importante en los últimos años, ya que son muchas las organizaciones que trabajan de forma remota.
Si cuentas con una herramienta de este tipo, tu equipo estará coordinado en todo momento. Existirá un único lugar compartido en el que encontrar la información del Sistema de Gestión.
Si algún procedimiento está obsoleto o si hay que levantar alguna no conformidad, podrá hacerse directamente online mediante un formulario, no descargando y completando un modelo Word como se hacía en los 2.000.
4. Información en tiempo real
Cuando gestionas sistemas de calidad, contar con información en tiempo real es fundamental, para que las decisiones que se tomen estén basadas en datos actualizados. Un software te permitirá monitorizar registros e indicadores, así como detectar y corregir desviaciones.
Además, también puede proporcionar información sobre los indicadores de rendimiento (KPI). Aunque no sean un elemento inherente a los Sistemas de Gestión, la última tendencia es incluirlos. Los KPI permiten a los responsables monitorizar si los procesos están funcionando de acuerdo a los objetivos de la organización y eso, en esencia, es la Calidad.
El software también proporciona de un vistazo información sobre el estado de la información (si es vigente, si se encuentra en revisión, aprobación, etc.). Esta información permite a tu equipo saber qué documentos están disponibles, quién los ha revisado y aprobado. También pueden ver cuándo se distribuyeron, garantizando así que se consulta la última versión de cada dato.
5. Cumplimiento normativo
Vamos a la función principal de un Software de Gestión de Calidad: el cumplimiento normativo. No importa el estándar de seguridad que tengas que cumplir (ISO 9001, ISO 27001, ENS etc.), ya que puede adaptarse al que necesites.
En esencia un Software para la Gestión de la Calidad es una base de datos que cumple los requerimientos de la norma. Esto facilita, no solo el seguimiento de los requisitos, sino también la demostración del cumplimiento. De esta forma, el día de la auditoría, será uno más.
Para asegurar el cumplimiento, deberás completar unos registros determinados para cada norma. Así como llevar a cabo determinadas acciones a lo largo del tiempo. En el software podrás comprobar rápidamente, si se están llevando a cabo estas acciones. También podrás fijar alertas y recordatorios para los mismos.
Cómo gestionar los sistemas de calidad con software
Ya sabes todo el trabajo y los errores que te ahorrarás si cuentas con un Software de Gestión de Calidad. Sin embargo, hay algunos aspectos que deben fijarse antes de comenzar a trabajar con uno.
Para empezar, tienes que haber establecido los objetivos que quieres lograr; es fundamental que tanto tú, como los miembros de tu equipo, como el proveedor que escojáis estéis alineados.
Además, las personas que sean las encargadas de la gestión del sistema de calidad deben tener los conocimientos necesarios para utilizar el software. De nada sirve tener una herramienta potente si no dedicáis el tiempo necesario para aprender a usarla.
Por último, es importante fomentar una cultura de calidad, en la que todos los miembros de la organización trabajen juntos para logar los objetivos. De esta forma, la calidad deja de ser algo a cumplir una vez al año.
Eligiendo el mejor Software de Gestión de la Calidad
En el mercado encontrarás dos familias de Programas Informáticos para la Gestión de la Calidad:
Los que podríamos llamar «la norma digitalizada» que son en esencia una copia del documento de la norma con casillas para rellenar. Este tipo de soluciones parte de la idea de que todas las empresas pueden cumplir la norma del mismo modo, «rellenando las mismas casillas».
Por otra parte existen soluciones más sofisticadas basadas en integrar los requerimientos de la norma en e trabajo diario. Aunque el segundo modelo es más ambicioso, los beneficios obtenidos son de otro orden de magnitud.
Un Software de Calidad como Docuo bien implantado, conseguirá que el día de la auditoría sea pan comido. Tu organización verá la calidad como una forma diaria de trabajar.