Tablas de Retención Documental: guía para empresas y cómo automatizarlas
<R2 Docuo es el Gestor Documental que usan desde PYMES a grandes empresas para organizar, automatizar y controlar las Tablas de Retención Documental en su organización
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
Sin una TRD, tu empresa destruye documentos antes de tiempo o los conserva indefinidamente, con el riesgo legal y de coste que eso implica. R2 Docuo es un Sistema de Gestión Documental que automatiza su aplicación.
Comprendiendo las Tablas de Retención Documental
La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?.
La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos:
- El Archivo de Gestión. Contiene documentos activos y recientes, que se utilizan regularmente en las operaciones diarias y a los que es necesario acceder con frecuencia.
- El Archivo Central. Contiene los documentos que siguen vigentes pero no corresponden a operaciones recientes, por lo que se utilizan con menos frecuencia.
- El Archivo Histórico. Contiene los documentos que están obsoletos o corresponden a operaciones pasadas, pero que hay que conservar por razones legales, de cumplimiento o de interés analítico.
Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe elaborar primero un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar unívocamente la categoría o tipo de cada documento.
También se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD).
La Tabla de Retención Documental establece cuánto tiempo debe permanecer cada tipo de documento en cada archivo, y cuándo finaliza su ciclo de vida y debe destruirse.
Con la CCD y la TVD hechas, se deben definir los tiempos de conservación de cada tipo de documento en cada archivo, tanto en formato físico como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida (procedimiento de destrucción). Esta información se resume en lo que se llama la Tabla de Retención Documental (TRD) de la organización.
Implementar las TRD con Software de Gestión Documental
Llevar el registro de los tiempos de archivo de cada documento de forma manual, puede ser una tarea extremadamente laboriosa. Por ello, utilizar un gestor documental es la mejor opción para cubrir todas las necesidades relativas a la retención documental.
La mejor forma de implementar las Tablas de Retención Documental de una organización, es utilizar un Software de Gestión Documental
Un Software de Gestión Documental cuenta con funcionalidades específicas que facilitan esta tarea y permite implementar la TRD de una organización de forma automática.
Por ello, la gestión manual de la Retención Documental, aunque es posible, está quedando en desuso por laboriosa.
¿Por qué necesito implementar una Tabla de Retención Documental?
Muchos países, han introducido en su marco legal la obligación de cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.
Más allá de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de retención documental puede traer muchos beneficios a su organización, en concreto todos los derivados de no destruir los documentos cuando aún sean necesarios, ni almacenarlos por más tiempo del preciso.
Tablas de Retención Documental y protección de datos
Durante años, la retención documental se entendió como un asunto de archivo: cuánto espacio ocupan los documentos y cuándo se pueden tirar. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) cambió el planteamiento y convirtió el plazo de conservación en una obligación jurídica.
Su artículo 5.1.e establece el principio de limitación del plazo de conservación: los datos personales se mantendrán «durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento». Dicho de otro modo, guardar un documento con datos personales más allá de lo que justifique su finalidad no es prudencia, es un incumplimiento.
Conservar de más ya no es «por si acaso»: desde el RGPD, cada tipo de documento necesita un plazo justificado y escrito. Ese documento escrito es la Tabla de Retención Documental.
Esto convierte a la TRD en algo más que una buena práctica archivística: es la evidencia documental con la que una organización demuestra que ha pensado, tipo a tipo, cuánto tiempo conserva la información y por qué. En una inspección, «no lo habíamos definido» y «lo tenemos definido aquí» son dos posiciones muy distintas.
El plazo no lo eliges tú: lo fija la norma que aplica a cada documento
El error más común al elaborar una TRD es fijar un plazo único para toda la organización. En realidad, cada tipo documental responde a una norma distinta, y a menudo a varias a la vez. Algunos ejemplos del marco español:
- Documentación mercantil: el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes durante seis años.
- Documentación fiscal: la Ley General Tributaria fija en cuatro años el plazo general de prescripción (artículo 66), que empieza a contar desde el fin del plazo de declaración.
- Prevención del blanqueo de capitales: la Ley 10/2010 exige conservar la documentación de diligencia debida diez años.
- Documentación laboral y de cotización: cuatro años, en línea con los plazos de prescripción de infracciones en el orden social.
Cuando un mismo documento cae bajo varias normas, manda el plazo más largo. Y si un tipo documental no tiene plazo legal asignado, hay que justificarlo por su finalidad de negocio, no dejarlo indefinido por defecto.
Una TRD útil no dice «los contratos se guardan diez años». Dice qué norma impone ese plazo, desde qué fecha se cuenta y qué pasa cuando vence.
Bloquear no es lo mismo que destruir
Hay un matiz que suele pasarse por alto y que conviene reflejar en la TRD. El artículo 32 de la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) introduce la figura del bloqueo de datos: cuando se suprime un dato pero todavía pueden derivarse responsabilidades, no se elimina sin más, sino que se conserva bloqueado, accesible solo para atender a jueces, tribunales o administraciones competentes.
En la práctica, esto significa que el ciclo de vida de muchos documentos no tiene dos estados (vigente / destruido), sino tres: vigente, bloqueado y destruido. Una TRD que no contemple el periodo de bloqueo obliga a elegir entre borrar antes de tiempo o conservar de más, que son exactamente los dos riesgos que se trataba de evitar.
Valorar el riesgo, no solo el plazo
La Tabla de Valoración Documental suele limitarse a medir la importancia de cada tipo de documento para la actividad. Merece la pena ampliarla con una segunda dimensión: el riesgo.
Para cada tipo documental conviene responder a tres preguntas:
- ¿Qué consecuencias tendría que este documento se divulgue sin autorización, para la organización y para las personas cuyos datos contiene?
- ¿Qué consecuencias tendría perderlo?
- ¿Qué consecuencias tendría que se alterase sin que nadie lo detectara?
Las respuestas no son un ejercicio teórico: determinan las medidas de seguridad que hay que aplicar a esa categoría (permisos, cifrado, trazabilidad, copias), y alimentan directamente la evaluación de impacto que exige el artículo 35 del RGPD cuando el tratamiento entraña un riesgo alto.
Dos documentos pueden tener el mismo plazo de conservación y necesitar medidas de seguridad completamente distintas. El plazo lo dice la TRD; el nivel de protección, la valoración de riesgo.
Tiene además un efecto secundario valioso: obliga a que los equipos sean conscientes de qué información manejan. Buena parte de los incidentes de seguridad no vienen de un ataque sofisticado, sino de alguien que no sabía que aquel Excel era delicado.
Cómo se aplica una TRD de forma automática
Definir la Tabla de Retención Documental es la mitad del trabajo. La otra mitad es que se cumpla sola, sin que nadie tenga que acordarse.
En un Sistema de Gestión Documental, aplicar una TRD consiste en definir un flujo de trabajo por cada categoría documental e incluir en él el archivo y la destrucción como pasos más del proceso. Configurada la categoría, el sistema actúa por su cuenta cuando el documento cumple la edad establecida:
- Si el documento es solo digital, puede purgarse de forma automática al vencer el plazo.
- Si existe un original en papel, el sistema no puede destruirlo: avisa al responsable del archivo para que lo haga y registre la eliminación.
- Si aplica un periodo de bloqueo, el documento cambia de estado y restringe sus permisos en lugar de desaparecer.
El paso que más se olvida es el último: dejar constancia de la destrucción. Un registro con qué se eliminó, cuándo, en aplicación de qué regla y quién lo autorizó. Sin ese rastro, la organización no puede demostrar que cumplió su propia política, y una TRD que no se puede demostrar sirve de poco.
El objetivo no es solo destruir a tiempo, sino poder demostrar que se destruyó a tiempo y conforme a una regla escrita.
Automatizada de esta forma, la retención documental deja de depender de que alguien revise carpetas una vez al año y pasa a ser una propiedad del propio sistema.