¿Qué es el Software CSP? – Plataforma de Servicios de Contenido
Una plataforma de Servicios de Contenido (del inglés Content Service Platforms o CSP) es una herramientas que centraliza y gestionan la información de una empresa. Esto incluye los archivos, datos y cualquier otro contenido que sea parte de los procesos y flujos de trabajo del día a día.
El término CSP es el nombre más moderno, pero esta tecnología ha tenido diferentes nombres a lo largo del tiempo: primero fueron los Gestores Documentales, luego evolucionaron a Herramientas de Workflow, más tarde se conocieron como Gestores de Contenidos Empresariales (Software ECM) y finalmente llegamos al concepto de Servicios de Contenido (Software CSP).
A pesar de estos cambios, lo más común hoy en día es que se use el término original, Gestor Documental o Sistemas de Gestión Documental.
¿Qué beneficios aporta una Plataforma de Servicios de Contenido?
Un Software CSP facilita a los equipos el trabajo diario y la toma de decisiones, a través del consumo de la información empresarial que la plataforma almacena de forma rápida y ágil.
Además automatiza una parte importante de los procesos ahorrando tiempo e incrementando la productividad.
También combina la información resultante de los diferentes flujos de trabajo y la ofrece para ser consumida por otras plataformas.
¿En qué se diferencia un Software CSP de un Software ECM?
A diferencia de herramientas anteriores como el Software ECM o los Gestores Documentales clásicos, las plataformas CSP, permiten que otros sistemas utilicen su información de forma sencilla mediante plugins, integraciones y conectores.
A diferencia de un Software ECM, un Software CSP tiene implementadas de forma nativa funcionalidades de integración con otros sistemas: integraciones, plugins y conectores.
Las 10 capacidades críticas de un Sofware CSP
Más allá de las funcionalidades que todo Gestor Documental tiene, la consultora americana Gartner ha definido las capacidades críticas que deben exigirse a una herramienta de este tipo para considerarla una Plataforma de Servicios de Contenido:
1. Gestión de archivos
Permite organizar documentos, archivos y registros para mantener el orden empresarial y cumplir la normativa. También incluye certificaciones y controles necesarios para conservar contenido a largo plazo.
2. Inteligencia de contenido
Es el conjunto de capacidades que permite clasificar los contenidos, visualizarlos digitalmente y consultarlos en un lenguaje natural, facilitando así una exploración del contenido más efectiva sin necesidad de demasiada intervención manual.
3. Inteligencia de productividad
Se basa en la tecnología de gráficos para identificar procesos de trabajo similares y crear patrones, de forma que la herramienta pueda sugerir o enviar contenidos a los usuarios de forma proactiva. Además, sus funciones avanzadas permiten conectar el contenido a través de archivos, sitios y conversaciones según los temas o puntos comunes de forma automática.
4. Automatización de procesos
La función principal de los flujos de trabajo es asignar tareas automáticamente a distintos usuarios en cada etapa del proceso y enviar avisos cuando cambia el estado de una tarea.
Las funciones más avanzadas permiten que los usuarios autorizados creen sus propios flujos para que los usuarios finales los utilicen en sus procesos diarios.
5. Inteligencia de seguridad
Los controles de seguridad y privacidad permiten que la empresa gestione el acceso según el rol de cada usuario, desde distintos puntos de entrada. Además, las funciones avanzadas detectan, clasifican y protegen de forma proactiva el contenido sensible.
6. APIs abiertas
Las APIs REST son como «enchufes» que los programas de ordenador usan para hablar entre sí. Permiten a los desarrolladores de software conectar fácilmente sus aplicaciones con el sistema de gestión de contenido.
Además, esta capacidad incluye herramientas y guías que ayudan a los programadores, incluso a los que no tienen mucha experiencia, a crear nuevas aplicaciones o funciones de forma más rápida y con menos código (esto es lo que se conoce como «desarrollo de bajo código»).
7. Federación
Es la capacidad de extender los servicios de la plataforma (como la búsqueda o la seguridad) a repositorios de contenido externos. A través de conectores, el sistema puede gestionar archivos alojados en otras ubicaciones desde una única interfaz. Conectores con Microsoft SharePoint para consolidación de documentos y Directorio Activo para autenticación de usuarios son algunos ejemplos de esta capacidad.
8. Conectores NWN
Los conectores del nuevo núcleo de trabajo (NWN) son los que permiten incrustar las funcionalidades del CSP directamente en las aplicaciones de productividad que los empleados usan a diario.
Abarca desde soluciones de reuniones como Microsoft Teams y herramientas de comunicación como el email o el calendario, hasta las plataformas de gestión de tareas y las propias herramientas para la colaboración en la edición de contenidos.
9. Conectores de Apps empresariales
Estos permiten conectar el CSP a otras aplicaciones empresariales clave, como sistemas de planificación de recursos (ERP), de gestión de clientes (CRM) o de Recursos Humanos, permitiendo un flujo de información entre sistemas.
10. Inteligencia Artificial
El reciente avance de los sistemas de Inteligencia Artificial han vuelto esta característica una nueva capacidad crítica en este tipo de software. La IA puede tomar decisiones, hacer resúmenes, extraer datos o generar textos de diferente índole, todo ello de forma integrada en los flujos de trabajo de la Plataforma de Servicios de Contenido.