Cómo hacer un presupuesto comercial
El trabajo diario de muchos equipos, consiste en la creación de presupuestos. Este documento, no solo establece el precio de una transacción, sino que también sirve como una herramienta para iniciar la negociación, por lo que su proceso de redacción es fundamental.
Vamos a ver cómo hacer un presupuesto que cumpla con todas sus funciones.
Los dos tipos de presupuesto
Antes de entrar en materia conviene deshacer una ambigüedad, porque la palabra «presupuesto» tiene dos significados muy distintos en la empresa.
Presupuesto comercial
Es un documento comercial vinculante en el que un proveedor comunica a su cliente el precio de un producto o servicio, junto a su alcance, descripción y otros detalles de la contratación.
Los clientes lo aceptan típicamente mediante su firma. Por ejemplo: «He llevado el coche al taller y me han dado un presupuesto de 1.200 € por la reparación».
Son indispensables para que el cliente sepa lo que le va a costar algo antes de contratarlo, y para que pueda comparar ofertas de distintos proveedores.
Presupuesto financiero
Es una herramienta de planificación en la que se reservan diferentes cantidades de dinero para emplearlas en distintas categorías de gasto.
Por ejemplo: «Los presupuestos de este año de mi empresa reservan 12.000 € para marketing y 15.000 € para transporte».
Sirven para asignar los recursos financieros de una empresa a tareas específicas sin exceder lo previsto, y suelen crearse al principio de cada año con una previsión anual.
En este artículo hablamos del primero: el presupuesto comercial.
Importancia del presupuesto comercial
Para empezar, un presupuesto comercial es un documento comercial vinculante, en el que un proveedor comunica a su cliente el precio de un producto o servicio, junto a su alcance, descripción y otros detalles de la contratación.
Este tipo de presupuestos cumple varias funciones a la vez:
- Comunicación de costes. Detalla los costes asociados a un producto, trabajo o proyecto, de forma que el cliente entiende qué se incluye y cuánto costará.
- Negociación. Cuando cliente y proveedor deben llegar a un acuerdo sobre costes y alcance, el presupuesto es el punto de partida.
- Aprobación del cliente. Actúa como documento formal que requiere aceptación: la firma indica conformidad con los costes y los términos.
- Inicio de un trabajo. Cuando el cliente firma, el proveedor puede planificar su tiempo y arrancar el trabajo acordado.
- Registro. Documenta los detalles pactados y sirve de referencia para consultas futuras o para resolver discrepancias sobre lo acordado.
Así pues, un presupuesto comercial es también una herramienta de comunicación y negociación clave en la relación con el cliente. Para cumplir eficientemente con todas estas tareas, es esencial que esté bien redactado y cuente con algunos elementos imprescindibles.
Pasos previos a la creación del presupuesto
Para que el presupuesto que redactes cumpla con los objetivos, es fundamental hacer un trabajo previo de investigación.
1. Conoce a tu cliente
El paso principal a la hora de redactar un presupuesto es saber para quién lo estás haciendo. ¿Es tu cliente una empresa? ¿O es una persona física? Y, ¿para qué necesita tus servicios? Piensa que, cada cliente tiene preferencias y necesidades únicas y cuanto más le conozcas, mejor podrás comunicarte con él, adaptar tus productos o servicios al máximo a sus necesidades, anticipar las posibles negociaciones que puedan surgir y detectar oportunidades de mejora.
Además, no hay nada como conocer a tu cliente para conseguir su confianza y una relación beneficiosa para ambos a largo plazo.
2. Establece precios
En el momento de fijar precios para tus productos y servicios, hay que tener en cuenta algunos criterios. Para empezar, debes conocer, en base a tus costes fijos y variables, cuál es el precio que tiene tu trabajo y sobre este, establecer el margen de beneficio que desees. A la hora de fijarlo, estudiar a la competencia y sus precios es fundamental.
En esta situación, pueden darse dos errores que hay que evitar. El primero es fijar un precio muy por encima del precio de mercado. Si optas por esta opción, es importante que tengas claro el valor añadido que tiene tu producto o servicio respecto al de la competencia y así poder justificar ese incremento. Si no puedes hacerlo, es probable que pierdas numerosas oportunidades.
El segundo caso es el de fijar un precio demasiado bajo. Esta situación puede causar una visión errónea de tu producto, ya que, si se posiciona muy por debajo de la competencia, puede llevar al cliente a pensar que la calidad es inferior. Con esta situación, también existe el riesgo de no llegar a cubrir costes.
En resumen, a la hora de fijar precios, hay que conocer tus gastos, el precio de tu trabajo y a la competencia, como a la palma de tu mano.
Cómo hacer un presupuesto
Ha llegado la hora de redactar el presupuesto y es esencial que sea claro, conciso y detallado. Para conseguirlo, en un presupuesto no pueden faltar los siguientes apartados:
Datos del cliente
Lo primero que debe encontrar el cliente al entrar en el presupuesto, es su información básica: nombre, proyecto por el que está contactando contigo, CIF o DNI etc. De esta forma, desde el primer momento, el cliente sabrá que ha sido diseñado para él.
Datos de la empresa
En el presupuesto tienen que quedar plasmados, no importa en que posición, los datos del prestador del servicio: nombre o razón social, CIF, domicilio fiscal como mínimo, aunque también se pueden añadir otros datos de interés, como el email o el teléfono.
Detalles del producto o servicio
Cuando el cliente haya leído por primera vez la oferta, tiene que saber a la perfección qué es lo que está pagando. Para conseguirlo, el presupuesto debe incluir todos los conceptos que necesites (el producto o servicio, los materiales, las horas de trabajo…) explicados de forma sencilla y comprensible para el comprador y las unidades de cada elemento, incluyendo su coste unitario y total.
Fechas clave
En un presupuesto, hay que valorar incluir diferentes fechas:
- Fecha de validez (o expiración). Es importante que se detalle la validez de este. Lo estándar suele ser entre 3 o 6 meses, pero es adaptable a lo que necesites. Esta fecha suele incluirse en todos los presupuestos.
- Fecha de inicio. Depende del tipo de presupuesto que estés elaborando, el cliente puede necesitar conocer la fecha en la que el proyecto empezaría, en el caso de firmar.
- Fechas de revisión. También se pueden incluir las fechas en las que se revisarán y ajustarán (en caso de que sea necesario) los presupuestos.
Importe
Dentro del importe, debe encontrarse el precio final que va a pagar el comprador, teniendo en cuenta el precio del producto o servicio sin IVA, el porcentaje de este que se aplica y el importe total del presupuesto.
Formas de pago
Antes de establecer las formas de pago, es importante pensar qué es lo que necesita tu empresa: ¿Tus servicios requieren la adquisición previa de material? ¿Necesitas contar con la ayuda de terceros? Debes tener claros todos estos aspectos, ya que, dependiendo de ellos, necesitarás establecer anticipos en tus presupuestos.
Una vez que esto está claro, es hora de establecer si la forma de pago será mediante ingreso bancario, transferencia o efectivo y si será un pago recurrente o único.
Estos elementos, suelen encontrarse comúnmente en los presupuestos. Sin embargo, existen muchos otros que puedes incluir que hagan tu presupuesto más claro, como por ejemplo las condiciones legales, las notas explicativas, el resumen de los beneficios de contratar tus servicios etc.
Qué aspecto tiene un presupuesto
Ahora que ya conoces los apartados que, como mínimo, debe incluir tu presupuesto, es hora de estructurar toda esta información para que sea lo más clara posible. En general, un presupuesto empieza por una cabecera, seguido de una tabla que especifica para cada artículo, la siguiente información:
- Descripción.
- Precio unitario.
- Número de unidades.
- Importe.
- Descuento (si aplica).
- Tipo de IVA.
- Total.
En la parte inferior del presupuesto, debe encontrarse la suma de todos los totales y a la hora de enviarse, debe hacerse en PDF. Cuando gestionas un par de presupuestos al mes, puedes hacerlo con Excel, sin embargo, cuando llevas a cabo esta tarea de forma recurrente, existen otras herramientas que automatizan el proceso y te permiten crear todos los que necesites en minutos.
Cómo se acepta un presupuesto
Una vez que ambas partes están satisfechas y de acuerdo con el presupuesto, es hora de que el cliente lo acepte para que reciba el producto o comience a disfrutar de los servicios. La forma habitual de aceptar un presupuesto es mediante la firma del propio PDF.
Aunque en muchos escenarios, la firma se puede llevar a cabo de forma manual, no es lo más eficiente, ya que puede retrasar el cierre de la venta. Para evitar esta situación, una firma electrónica te aporta numerosos beneficios, como el control de todo el proceso, la facilidad con la que el cliente puede firmar (¡incluso desde el móvil!), el ahorro de recursos etc.
Como has podido ver, crear un presupuesto manualmente, requiere mucho tiempo y puede llegar a retrasar el proceso de ventas. Sin embargo, si cuentas con un software para presupuestos, automatizarás gran parte del trabajo y cerrarás ventas en cuestión de minutos.