Un Gestor Documental en la nube: La solución ganadora para los departamentos de IT
“Hace semanas que os lo pedí”. “Necesito poder hacer esto desde el móvil”. “Solo mi equipo debería poder ver esa información”. “Mi proyecto debería tener prioridad sobre el resto”. «Lo hacemos todo a mano, tiene que haber otra forma». Estas son solo algunas de las exigencias diarias a las que se enfrentan los departamentos de IT de las empresas cuando tratan de dar servicio a sus usuarios y que, normalmente por saturación y falta de recursos, acaban posponiendo indefinidamente o contestando con la respuesta habitual: «Resolvedlo con Excel, Outlook y éstas carpetas compartidas«.
Esta situación da lugar a numerosas problemáticas. Para empezar, genera conflictos entre los departamentos a la hora de priorizar un trabajo u otro, causando un entorno incómodo y retrasos en el cumplimiento de los objetivos.
Además, abusar de la ofimática para resolver problemas de gestión fomenta un modo de trabajo excesivamente manual, poco normalizado y propenso a errores y pérdida de datos. Por otra parte, desarrollar a medida tampoco es una opción por el precio y el riesgo que supone.
Si el Departamento de IT no da respuestas ocurrirá lo inevitable: Los usuarios acabarán haciendo la guerra por su cuenta contratando servicios online fuera del ecosistema IT de la compañía.
¿Cómo puede un departamento de IT dar respuesta a todas estas peticiones de una forma ágil, rápida y segura? La respuesta directa es: Con un gestor documental en la nube.
¿Cómo puede ayudarte?
Máxima adaptabilidad y escalabilidad ilimitada
Sin duda, la ventaja más clara de contar con un Gestor Documental en la nube es que puedes adaptar sus funcionalidades al problema concreto que deba resolver cualquier equipo de tu empresa con muy poco esfuerzo y sin conocimientos técnicos de programación.
El departamento de IT puede crear un prototipo de solución en pocas horas para dar respuesta a la necesidad de cada equipo.
Esto, unido a la escalabilidad con la que cuenta, hará que el ritmo de crecimiento de las necesidades de tu empresa no sea nunca un condicionante. Puedes empezar con una solución pequeña para un departamento e ir ampliando poco a poco hasta volverlo un pilar del ecosistema IT de la compañía.
Productividad multiplicada por tres
¿Qué pensarías si te dijéramos que los diferentes departamentos, dejarán de contactar contigo todos los días para que les resuelvas un problema? ¡Seguramente lo veas como un imposible!
Gracias al Gestor Documental en la nube, podrás generar Workflows que resuelvan la mayoría de problemas a los que se enfrentan diariamente los diferentes departamentos: copiar, pegar y enviar el mismo email, recoger información de externos con formularios, etc.
Pero eso no es todo; es muy probable que hayas sufrido las consecuencias de darle a los equipos, únicamente, herramientas de ofimática para gestionar su trabajo. Excel es muy bueno pero se queda corto si se utiliza para un fin erróneo y a la larga puede generar pérdidas de información y errores indetectables .
Con un Gestor Documental en la nube, esta situación se evita, ya que puedes crear una base de datos relacional que resuelva el problema concreto y montar procesos automatizados que permitan a los equipos tener un control total de la información en todo momento.
Agilidad superior
Cuando empieces a trabajar con un Gestor Documental en la nube, te darás cuenta de que puedes resolver de manera ágil y rápida las peticiones que te lleguen desde los diferentes departamentos, a la vez que mantienes un control 100% sobre ellas. También podrás modificarlas rápidamente y con poco esfuerzo si cambian los requerimientos.
Además, tu tiempo pasará a ocuparse de tareas más propias de IT, como integrar el Gestor Documental con otras soluciones, ya que de muchos otros aspectos (copias de seguridad, actualizaciones, etc.) recaerán en los fabricantes del software.
Gestión 100% segura de la información con Docuo
Si trabajas con el gestor documental adecuado, estarás garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información así como la recuperación de esta en caso de desastre. Además, no tendrás que estar pendiente de que se cumplan muchos de los requisitos normativos requeridos por el RGPD: la herramienta lo hará por ti.
En el caso de Docuo, cumplimos con el Esquema Nacional de Seguridad, con la ISO 27001 y con la ISO 9001, por lo que la gestión segura, de calidad y sin riesgos de la información, está garantizada. Además todos nuestros servidores se encuentran en España y la Unión Europea, por lo que las preocupaciones sobre cumplimiento se simplifican o desaparecen.
Si además tu compañía trabaja con Microsoft 365, Docuo es la elección perfecta ya que se integra perfectamente en este ecosistema gracias a sus diversos plugins (Directorio Activo, Teams, SharePoint, Power BI…). Todo bajo control de IT, los permisos configurados y perfectamente integrados en la estrategia corporativa, sin gastar ni un minuto de más.
En cuanto a seguridad se refiere, un gestor documental en la nube como Docuo es sinónimo de tranquilidad.
Todo esto, y mucho más, es lo que puede hacer Docuo por ti y por el equipo de IT en tu empresa. ¡Contacta con nosotros y descúbrelo!