Firmar:
Cuatro usos habituales. En la demo empezamos por el tuyo. ¿Lo tuyo son los contratos o los expedientes? Tienen página propia: Gestión de contratos · Expedientes y trámites
Ofertas, actas, pedidos y contratos: quién aprueba, cuándo, y firma electrónica con validez eIDAS.
Procedimientos siempre en la versión aprobada, copia no controlada y registro de quién vio y aprobó cada uno. Cubre el control documental de ISO 9001 e ISO 13485.
Formación, EPI, reconocimientos y CAE, con aviso antes de que caduque nada.
Planos, informes y documentación de suministradores, con sus revisiones y su circulación controlada.
Tres de las mayores certificadoras del mundo, cuyo negocio es auditar la documentación de otros con la máxima exigencia, utilizan R2 Docuo para la suya:
TÜV SÜD
SGS
Applus+
Cuatro capacidades, un solo sistema.
Dibujas los pasos que sigue cada documento; R2 Docuo asigna tareas, avisa, controla plazos y lanza la firma electrónica cuando toca, con validez legal eIDAS.
Firma con certificado o desde el móvil; el documento firmado vuelve solo a su expediente.
Correos, SMS y formularios automáticos en cada etapa.
Avisos de vencimiento y caducidad antes de que sea tarde: contratos, certificados, documentación de trabajadores.
Cada expediente, contrato o proveedor tiene su ficha: campos, estados, documentos y correos juntos. El documento es una pieza más del proceso; hay procesos completos en R2 Docuo que no tienen ni un documento.
Defines campos, estados y relaciones; R2 Docuo organiza y archiva solo.
Buscas por cualquier dato, no por el nombre del archivo.
Un dato se introduce una vez y se reutiliza en documentos, correos e informes.
Versiones y trazabilidad: quién vio, quién aprobó y qué cambió.
Plantillas con lógica programada que se rellenan con los datos de la ficha: párrafos condicionales, cláusulas que entran o salen según el caso, y salen en Word o PDF con un clic. El mismo caso da siempre el mismo documento; la IA solo redacta los párrafos que tú le dejes.
Contratos, ofertas, certificados e informes siempre en la versión aprobada.
Convierte a PDF y envía en el mismo paso; se conecta con Word 365, SharePoint, Power BI y Teams.
Se integra con tu ERP por API: los datos entran una vez.
Facturas conformes a VeriFactu, generadas y enviadas desde el flujo.
Extrae fechas, partes, importes y obligaciones de contratos, facturas y certificados, clasifica y archiva. Y como R2 Docuo expone todas sus funciones mediante un servidor MCP, también puedes pedírselo a ChatGPT, Claude o Gemini en lenguaje natural: el asistente lo hace en Docuo, con tus permisos y tu trazabilidad.
«Prepara el contrato de mantenimiento de este cliente con la plantilla estándar y envíalo a revisión.»
«¿Qué expedientes de proveedor tienen la documentación caducada?»
¿No quieres IA? Se desactiva por completo y tus documentos no se usan para entrenar ningún modelo.
Las mismas seis preguntas, tres respuestas.
| Pregunta | Outlook, Excel y carpetas | SharePoint o Drive | R2 Docuo |
|---|---|---|---|
| ¿Dónde está el documento? | Donde lo dejó el último | Centralizado, con versiones | En su expediente, con ficha de datos |
| ¿Quién aprueba y cuándo? | En un hilo de correo | Configurar mucho o añadir herramientas | Flujo diseñado, trazabilidad completa |
| ¿Y los plazos? | En la cabeza de alguien | El dato vive dentro del documento | Avisos y tareas automáticos |
| ¿Cómo se firma? | Imprimir, firmar, escanear | Con un tercero | Integrada, validez eIDAS |
| ¿Seguridad y certificación? | Ninguna; los datos, donde caigan | Según proveedor y región | ENS ALTA, ISO 27001, datos en España |
| ¿Y la IA? | Solo ve archivos sueltos | Solo la de su ecosistema | Lee tus documentos; también desde ChatGPT, Claude o Gemini |
Nº 1 de 9 en satisfacción de usuarios en gestión de contenido empresarial para gran empresa en Europa, y también nº 1 en pequeña empresa. Lo dicen las reseñas verificadas de G2, el portal de referencia para comparar software (octubre 2026).
Los precios son públicos. Una app (contratos, facturas u ofertas) cuesta desde 12 € al mes con un usuario; todas las apps, desde 50 € al mes con tres usuarios. La plataforma de gestión documental completa, con campos y procesos personalizados, desde 99 € al mes con cinco usuarios incluidos. En todos los casos, 12 € al mes por cada usuario adicional. Ver precios y calculadora. Puedes empezar con pocos usuarios y un solo proceso y crecer después. La IA se paga por uso y puedes no activarla.
Las apps están listas el mismo día. En la plataforma, cuatro semanas de media entre el arranque y el primer proceso en producción; si empiezas por un solo proceso y pocos usuarios, unos 14 días. La consultoría no es obligatoria, pero la aconsejamos en la plataforma. En la demo te damos la estimación para tu caso, con el equipo que luego lo hará contigo.
Empiezas pequeño, sin permanencia, sin consultoría obligatoria y sin un proyecto grande por delante. Y si decides irte, te llevas todo: documentos y datos se exportan completos, en formatos estándar.
Se importan los archivos existentes conservando su estructura y R2 Docuo los clasifica por categoría documental y metadatos, para que el equipo empiece a buscar por datos y no por nombres de archivo. Las carpetas antiguas se dejan en solo lectura durante la transición. El equipo de implantación lo hace contigo; no es un proyecto que tengas que llevar solo.
R2 Docuo se conecta con Word 365, SharePoint, Teams y Power BI, y añade lo que SharePoint no trae hecho: la ficha de datos de cada expediente, los flujos de aprobación, la firma y la trazabilidad. Lo que ya está en SharePoint se importa conservando la estructura.
En la nube, en centros de datos en España. Los datos se alojan en una plataforma certificada ENS categoría ALTA (Real Decreto 311/2022) e ISO 27001. Tú defines los permisos por usuario, grupo y proceso, y cada acción queda registrada: quién hizo qué, cuándo y sobre qué versión.
Sí, puedes usarlo sin IA: en algunos módulos viene activada, y se desactiva por completo cuando quieras. Cuando la usas, lee tus documentos para extraer datos y clasificarlos; tus documentos no se usan para entrenar ningún modelo.
Sí, por API y conectores. Hay clientes que lo tienen conectado con SAP, Business Central, Navision, Sage y A3.
Sí. Procedimientos, instrucciones y registros con control de versiones: el equipo trabaja siempre sobre la versión aprobada y lo que se imprime o descarga sale marcado como copia no controlada. Cada documento guarda quién lo vio, quién lo aprobó y qué cambió, y ese histórico se exporta para el auditor. Cubre los requisitos de control documental de ISO 9001 e ISO 13485; R2 Docuo está certificado en ISO 27001.
Las dos cosas. Aplicación web para cualquier dispositivo y aplicación de escritorio para Windows, que muchos equipos prefieren para trabajar con Word y con volúmenes grandes de documentos. Y, si quieres, también desde tu asistente de IA.
Sí. Las facturas que se generan desde R2 Docuo cumplen los requisitos de VeriFactu. Puedes consultar la declaración responsable.
Sí. R2 Docuo publica un servidor MCP que expone sus funciones a los asistentes de IA. Conectas tu asistente, le pides lo que necesitas —buscar un expediente, crear un documento desde una plantilla, avanzar una aprobación, lanzar una firma— y lo hace en Docuo con tus permisos y con la misma trazabilidad que si lo hicieras desde la aplicación.
Tres hechos que puedes verificar: la certificación ENS categoría ALTA (Athento tiene categoría MEDIA; DocuWare y M-Files no publican certificación ENS); el precio publicado, con calculadora; y la aplicación de escritorio con los datos alojados en España. Y una diferencia de enfoque: en R2 Docuo el documento es una pieza más del proceso —hay procesos completos que no tienen ningún documento—, no el centro.
Las etiquetas del sector, aclaradas.
Sí. R2 Docuo incluye un motor de Workflow y BPM que permite diseñar y automatizar los flujos de trabajo de tu organización: aprobaciones, revisiones y solicitudes. Los flujos se ejecutan directamente sobre los documentos, sin necesidad de herramientas adicionales.
Sí. ECM es la categoría de software que gestiona el contenido empresarial a lo largo de su ciclo de vida: captura, almacenamiento, distribución y conservación. R2 Docuo implementa las funcionalidades ECM en la nube, con IA integrada y certificación ISO 27001.
CSP (Content Services Platform) es la evolución del ECM tradicional hacia plataformas modulares en la nube. R2 Docuo es una CSP que combina gestión documental, workflows, firma electrónica e inteligencia artificial en un único entorno para empresas.
Sí. Un SGD permite a una organización crear, almacenar, organizar y controlar sus documentos de forma centralizada. R2 Docuo es un SGD con IA que automatiza la clasificación, los flujos de aprobación y la retención documental conforme a la normativa vigente.
Los cuatro términos describen la misma categoría de software con distintos énfasis. ECM y CSP son denominaciones del mercado anglosajón; gestor documental y SGD son los equivalentes en español. R2 Docuo cubre todas estas categorías en una única plataforma certificada.
Sí. R2 Docuo incluye flujos de revisión y aprobación configurables: asigna revisores por rol, controla versiones y obtén firmas electrónicas en un único entorno. Elimina los emails de ida y vuelta y garantiza trazabilidad completa del proceso.
Te contactamos hoy. Sin permanencia: empiezas con un proceso y pocos usuarios. En la demo verás:
Tu proceso montado en una ficha de expediente, con sus datos y sus documentos.
Una aprobación con firma electrónica, de principio a fin.
Qué cuesta y cuánto tarda en tu caso, con cifras.
Y el asistente de IA pidiendo un documento a R2 Docuo y actuando sobre él.
