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Un problema habitual de los responsables de organizar el trabajo en las empresas es relacionar los flujos de trabajo workflow de sus procesos de negocio con los documentos que los acompañan. Esto es algo que las aplicaciones de gestión documental solían obviar en el pasado o que resolvían con complejas integraciones.
Docuo, a diferencia de otros sistemas de gestión documental disponibles en el mercado, permite elaborar flujos de trabajo (o workflows) personalizados que pueden acompañar a cada documento. ¿Qué significa esto para la planificación de la empresa?, esencialmente que como los documentos están ligados a su situación y estado en cada momento, disponer de un gestor documental que vincule cada archivo con su situación es realmente útil. Una factura puede estar en diversos estados (recibida, aprobada, pagada…) un contrato puede estar en diferentes situaciones (redactado, pendiente de firma, etc.) y cada empresa es diferente en su sistema organizativo y por tanto en sus procesos.
Docuo combina un sistema de Gestión de Procesos o flujos de trabajo (BPM) con una herramienta de gestión documental para dar como resultado un software que integra el archivo de la documentación, las bases de datos necesarias para el funcionamiento de la empresa (clientes, trabajadores, proveedores) y el esquema de flujos workflow para la gestión de todos los procesos de la compañía. Todo ello alojado en la nube y accesible desde cualquier lugar.
Una de las grandes ventajas que presenta Docuo es la sencillez con la que se pueden elaborar los workflow que definen cada uno de los procesos de gestión documental. Con un sencillo diagrama se dibujan los flujos de trabajo, el usuario del software puede generar su propio workflow en cuestión de minutos. Es posible personalizar tanto las acciones a realizar como el orden de estas y el personal dedicado a cada una de las tareas del proceso.
Una vez terminado un proceso, el programa puede realizar de forma automática determinadas acciones, entre otras se podrían citar el indexado y archivo de un documento en una base de datos o enviar un correo electrónico con el documento adjunto a las personas que tienen que recibir ese documento para la siguiente fase del flujo de trabajo.