Acaba con el miedo al
Ejercicio de Derechos RGPD y las Inspecciones

Si tu organización almacena un volumen importante de datos personales o información sensible de clientes, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD) es una prioridad de negocio.

Implementa Todos los Registros Obligatorios del RGPD
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YA UTILIZAN DOCUO

Implementa Rápidamente Todos Los
Registros Obligatorios Del RGPD

El RGPD exige la creación y mantenimiento de un conjunto de registros. Además requiere que se sigan varios procedimientos incluyendo: Designación de Delegados de Protección de Datos, reporte de fallos de seguridad dentro de los plazos previstos y demostrar el cumplimiento de las políticas de retención y la obtención del consentimiento informado. R2 Docuo RGPD gestiona todos estos registros ahorrando tiempo mediante el uso de acciones automatizadas.

Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)

Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)

El artículo 30 del RGPD exige mantener un registro actualizado de todas las actividades de la organización en las que se trate información de caracter personal. Este registro debe ser puesto a disposición de las autoridades competentes de protección de datos en caso de que lo requieran.

R2 DOCUO RGPD almacena este registro en una base de datos segura, almacena la información relevante de cada actividad y genera documentación deallada para las autoridades RGPD, compañeros de equipo o la dirección según se requiera.

Esto permite tener los registros al día, proporcionar informes puntuales e implementar procedimientos de protección de datos eficientes.

Evaluación de Impacto en la Privacidad (PIA)

Evaluación de Impacto en la Privacidad (PIA)

Dentro del RGPD (Artículo 35), la Evaluación del Impacto en la Privacidad se refiere a la obligación del responsable del tratamiento de llevar a cabo un estudio sobre las Actividades de Tratamiento de Datos que cumplan determinadas características. La documentación de estas evaluaciones es necesaria y debe llevarse a cabo antes de comenzar la actividad.

R2 Docuo te dirá cuándo es necesaria una Evaluación de Impacto de Privacidad y te ayudará a llevarla a cabo y documentarla.

Gestión y Análisis de Riesgos

Gestión y Análisis de Riesgos

Con objeto de demostrar que el tratamiento de datos personales cumple con el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos, el resultado de las Evaluaciones de Impacto en la Privacidad debe resultar en un análisis y gestión de los riesgos derivados de cada tratamiento.

R2 Docuo te ayuda a establecer una escala universal de riesgo para cuantificar los riesgos derivados de cada Actividad de Tratamiento y documentar las estrategias apropiadas para mitigarlos.

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Software para el Cumplimiento del RGPD

Convierte las Tareas Manueales en Operaciones Automatizadas

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Gestiona los Ejercicios de Derechos RGPD 5 veces más rápido:
Ahorra más de 950€ por solicitud
y acorta el tiempo medio de respuesta en 11 días.

De acuerdo a encuetas recientes, el procesamiento manual de una única solicitud de Ejercicios de Derechos RGPD (Subject Right Requests), supone para las organizaciones un coste superior a los 1.200 € y, para la gran mayoría de las solicitudes, el tiempo de respuesta excede las dos semanas. R2 Docuo RGPD habilita buzones online para la remisión de solicitudes de Ejercicios de Derechos y automatiza los workflows de respuesta, resultando en un proceso que es 5 veces más rápido que procedimientos manuales. Esto alivia tremendas cargas operativas y adminstrativas en tu organización.

¿Cómo debe gestionarse una
Solicitud de Ejercicio de Derechos RGPD?

El considerando 59 del RGPD establece que si una organización recoge información de caracter personal por medios electrónicos, los indivíduos deben estar habilitados para ejercer sus derechos relativos al RGPD también electrónicamente. Más allá de la remisión electrónica, el cumplimiento de las solicitudes debe seguir un proceso trazable y escalable para asegurar el cumplimiento, así como cumplir plazos legales concretos. Este proceso incluye siente pasos clave para cada Solicitud de Ejercicio de Derechos RGPD, con objeto de proporcionar una respuesta válida para el mismo:

¿Cómo permite R2 Docuo la
Automatización del Ejercicio de Derechos RGPD?

Buzones online para la remisión de Solicitudes de Ejercicio de Derechos

Buzones online para la remisión de Solicitudes de Ejercicio de Derechos

Derecho de información, derecho de acceso, derecho de rectificación, derecho de retirar el consentimietno, derecho de oposición o oposición al tratamiento automático, derecho al olvido, solicitudes de portabilidad de datos o una simple consulta al DPO.

En Europa, incluyendo España, cualquier individuo puede contactar con tu organización mañana mismo para solicitar el efercicio de cualquiera de estos derechos.

R2 Docuo habilita formularios web de envío de solicitudes RGPD que pueden ser utilizados desde teléfonos móviles.

Puedes enlazar estos formularios desde tus textos legales y sitios web. Esto proporciona un método de remisión electrónica de solicitudes 24×7.

Workflow automatizado de respuesta

Workflow automatizado de respuesta

Tanto en la legislación europea como en la española, existen estrictos plazos para responder a las Solicitudes de Ejercicio de Derechos de los titulares de los datos. La información que necesita ser enviada en cada respuesta es específica para cada tipo de solicitud. Enviar respuestas que cumplan la ley es un desafío enorme para muchas organizaciones.

R2 Docuo automatiza el workflow para crear, revisar y enviar una respuesta al titular hasta cinco veces más rápido que utilizando procedimientos manuales. Emails automáticos, plantillas de respuesta, alertas de vencimiento de plazos y las Apps móviles de R2 Docuo, agilizan el trabajo en el equipo de modo que todos los departamentos implicados puedan colaborar en la creación de documentos de respuesta.

Puedes incluso personalizar los flujos que se suministran para ajustarlos a los requerimientos de tu organización.

Integraciones vía API

Integraciones vía API

La interfaz de programación de aplicaciones (API) de R2 Docuo, permite que tu departamento IT conecte todas las operaciones software de R2 Docuo RGPD con sistemas de terceros.

Desde almacenar los documentos finales de respuesta en Microsoft SharePoint a cotejar datos personales con gestores de Identidad y Acceso (CIAM), numerosos plugins y personalizaciones están disponibles para minimizar las operaciones manuales RGPD.

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Firma Contratos de Encargo de Tratamiento
con clientes y proveedores en cuestión de horas

Muchas organizaciones utilizan servicios de terceros para procesar datos personales. Desde servicios de almacenamiento en la nube a gestorías, agencias de marketing, servicios de soporte IT y muchos otros. Debes tener un Contrato de Encargado de Tratamiento firmado con cada uno de estos proveedores para cumplir el RGPD. Más allá de esto, si prestas servicios que impliquen el tratamiento de datos personales, debes firmar este tipo de contrato también con tus clientes.

Reducir el tiempo necesario para firmar estos contratos de semanas a horas es posible gracias a la firma electrónica avanzada (eSignature) de R2 Docuo, de acuerdo con la normativa europea eIDAS.

¿Cómo debe gestionarse un
Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales?

Una vez que la actividad de tratamiento de datos personales y las terceras partes implicadas se han identificado, el RGPD establece que se debe firmar un Contrato de Encargado de Tratamiento con cada una de esas partes.

El flujo de trabajo del Contrato de Encargado de Tratamiento comienza con una solicitud y continúa a través de las etapas de aprobación interna, negociación y firma. Una vez en vigor, se deben gestionar las obligaciones, derechos, auditoría, renovación, cierre y eventual archivo del contrato. La verificación de la eliminación de datos es una parte importante del cierre del Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales y debe abordarse específicamente.

¿Cómo automatiza R2 Docuo la gestión de
Contratos de Encargado del Tratamiento de Datos Personales?

Genera automáticamente los Contratos de Encargado de Tratamiento de Datos utilizando plantillas

Genera automáticamente los Contratos de Encargado de Tratamiento de Datos utilizando plantillas

Utiliza nuestra plantilla Microsoft Word de Contrato de Encargado de Tratamiento de datos personales según lo recomendado por la Agencia Española de Protección de Datos o crea tus propias plantillas de contrato personalizadas.

R2 Docuo gestionará la creación de contratos, revisará las aprobaciones tanto de tu organización como de clientes y proveedores, enviará correos electrónicos automatizados con comentarios y enlaces de rechazo o aprobación hasta que el documento final esté listo para firmar.

Permite que tus clientes y proveedores firmen los Contratos de Tratamiento desde sus dispositivos móviles

Permite que tus clientes y proveedores firmen los Contratos de Tratamiento desde sus dispositivos móviles

Envía enlaces de firma por correo electrónico a tus clientes y proveedores para que puedan firmar contratos de procesamiento de datos en cuestión de minutos. Recibirán un SMS de validación en su dispositivo móvil y podrán dibujar su firma en el documento.

Los acuerdos firmados tendrán plena vigencia legal gracias al registro de firma biométrica y las características eSignature de R2 Docuo, que cumplen al 100% con la normativa europea eIDAS.

Si lo prefieres, también puedes usar la firma electrónica cualificada con certificados electrónicos confiables (eCertificate) o incluso recurrir a una firma manual clásica cuando sea necesario.

Gestión del ciclo de vida de los Contratos de Encargo de Tratamiento

Gestión del ciclo de vida de los Contratos de Encargo de Tratamiento

Deja que R2 Docuo te avise cuando los Contratos de Encargo de Tratamiento de Datos Personales estén a punto de vencer.

Realiza un seguimiento de los protocolos de destrucción de datos y las políticas de retención según lo acordado.

Crea y envía certificados de destrucción de datos automáticamente a tus clientes cuando lo soliciten.

Mantente informado del estado de todos los encargos de tratamiento, incluida la ejecución o enmienda de los mismos, la gestión de obligaciones y derechos o las auditorías. Colabora con tu equipo mediante comentarios, recordatorios o asignando tareas, como en una red social.

Crea plantillas de correo electrónico personalizadas para las alertas automatizadas del workflow y ahorra tiempo automatizando la gestión y vigilancia de los Contratos de Encargo de Tratamiento de datos personales.

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¿Por qué usar el
Software para Cumplimiento del RGPD R2 Docuo?

Cumple con las estrictas obligaciones del RGPD y deja que R2 Docuo maneje las tareas que requieren mucho tiempo gracias a la automatización de procesos. Vuelve a concentrarte en tu negocio y deja que R2 Docuo se ocupe del cumplimiento del RGPD atacando los tres «pain points» de su gestión: El tiempo dedicado a responder solicitudes derivadas del cumplimiento, el coste asociado a estas tareas y la capacidad de tu organización de responder en plazo a las solicitudes.

Para Delegados de Protección de Datos (DPD)

Para Delegados de Protección de Datos (DPD)

El Software para Cumplimiento de GDPR debe ayudar al Delegado de Protección de Datos de una organización en tres procesos clave:

1. Identificar y rastrear continuamente la información que se tiene sobre cada individuo en todos los procesos de la organización.

2. Actuar en base a esa información para informar al usuario, corregir los datos o restringir el tratamiento.

3. Controlar el flujo de trabajo de las solicitudes de los titulares y mantener los registros obligatorios para demostrar el cumplimiento.

El software R2 Docuo RGPD se ha creado teniendo en cuenta esos tres puntos para proporcionar a los DPD una herramienta de vanguardia para afrontar sus retos.

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Para Responsables de IT o CIOs

Para Responsables de IT o CIOs

Para 2022, el 30% de las organizaciones orientadas al consumidor ofrecerán medios de autoservicio en línea para atender solicitudes relacionadas con el RGPD.

Las empresas que recojan datos de personas o que la traten en nombre de sus clientes, forman parte de la cadena de respuesta y deben asegurar y escalar el cumplimiento del RGPD.

La automatización es un diferenciador positivo no sólo por eficiencia interna. Muchos clientes se están dando cuenta del riesgo de mantener o seleccionar un proveedor que no pueda prestarles apoyo en el cumplimiento del RGPD.

El software R2 Docuo RGPD permite la automatización del trabajo de cumplimiento de forma inmediata, pero puede lograrse incluso una mayor automatización utilizando nuestra API documentada para recopilar eventos de cumplimiento de otros sistemas o generar bloqueos/eliminaciones de datos personales en ellos automáticamente.

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Para Despachos de Abogados o Departamentos Legales

Para Despachos de Abogados o Departamentos Legales

Con el RGPD en vigor, millones de personas en España y Europa son libres de ejercer sus derechos RGPD sin coste alguno para ellos.

Para los despachos de abogados, el cumplimiento de GDPR como servicio se ha convertido en uno de los servicios más demandados por los clientes.

Hacer frente a los desafíos de la regulación RGPD ha provocado que los Departamentos Jurídicos soporten una parte injusta de la carga de cumplimiento, ya que tienen que agregar este trabajo a sus funciones legales habituales.

El software R2 Docuo RGPD permite a los departamentos legales dominar sus desafíos de cumplimiento y a los bufetes de abogados brindar este servicio premium a sus clientes.

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Para Ayuntamientos y Organismos Públicos

Para Ayuntamientos y Organismos Públicos

Los organismos públicos y los ayuntamientos no se diferencian de otras organizaciones en términos de su necesidad de cumplir con el RGPD.

Sin embargo, para contratar servicios de software de cualquier tipo, deben asegurarse de que el software, y los proveedores que lo suministran, cumplen con estrictas certificaciones de seguridad.

En España, el cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) es un requisito legal imprescindible para procesar los datos personales de los ciudadanos como parte de cualquier servicio público.

Además de cumplir con la norma ISO 27001, el software R2 Docuo RGPD ha obtenido la certificación de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), lo que lo convierte en una solución perfecta para el cumplimiento del RGPD por parte de cualquién entidad pública.

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Para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)

Para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)

Excepto por la necesidad de designar un DPO y algunos otros puntos, el RGPD no hace mucha diferencia entre organizaciones pequeñas o grandes cuando se trata de requisitos de cumplimiento.

Las pequeñas empresas pueden administrar grandes cantidades de datos, muchos de los cuales pueden ser personales. Esto hace que el cumplimiento de RGD sea un requisito para las PYMES a pesar de su tamaño.

Las pequeñas y medianas empresas que quieran colaborar con las grandes corporaciones deben demostrar su capacidad para cumplir con todos los requisitos del RGPD independientemente de su tamaño.

El software R2 Docuo RGPD alivia la carga de cumplimiento de las organizaciones pequeñas al ayduar a que cumplan con todos los requisitos de registro de GDPR con el mínimo esfuerzo y permitir la gestión automática de Solicitudes de Ejercicio de Derechos RGPD, ya sean muchas o pocas.

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