Tutorial

Cómo implantar un sistema de Gestión documental en la nube

En este artículo queremos definir las pautas necesarias para implantar un sistema de gestión documental en cualquier empresa o administración. Para ello vamos a realizar un completo repaso por todos los conceptos relacionados con la gestión documental.

1. La gestión documental

1.1. ¿Qué es la gestión documental? ¿En qué consiste?

Se define la gestión documental como el conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas.

En este sentido, la implementación correcta de la gestión documental permite recuperar cómodamente la información contenida en los documentos, modificarla si es necesario y archivarla el tiempo que sea necesario. De este modo, usando criterios básicos de economía y racionalización, es más sencillo determinar cuáles se pueden eliminar para ahorrar espacio ya que, en un momento dado, dejan de tener utilidad, y cuáles deben quedar guardados por su mayor valía.

Este es el concepto de gestión documental, pero lógicamente en la actualidad, cuando lo relacionamos con Internet y las plataformas de almacenamiento online que existen, entendemos por gestión documental algo más amplio en cuanto a su utilidad y rentabilidad para empresas, instituciones y administraciones, es lo que podríamos definir como gestión documental en la nube.

1.2. ¿Quiénes utilizan la gestión documental?

Sin duda, la gestión documental es un concepto aplicable a prácticamente cualquier sector. De hecho, resulta de gran utilidad en múltiples campos, siendo especialmente recomendable en aquellos que hacen indispensable el trabajo con una gran cantidad de documentos digitales y en papel.

Lo cierto es que prácticamente cualquier empresa de mediano tamaño puede necesitar aplicar procesos o implantar soluciones de gestión documental. Esto se debe, fundamentalmente, a que dentro de su rutina diaria, deberá operar con una gran cantidad de documentos como por ejemplo, nóminas de los empleados, solicitudes, requerimientos y, en general, todo tipo de trámites con las administraciones públicas, etc.

Por lo tanto, las empresas, sin importar en la mayoría de los casos el tamaño que posean, pueden beneficiarse en gran medida de las técnicas de gestión documental.

Hay sectores que disfrutan sus ventajas aún más. Este es el caso, por ejemplo, de las administraciones públicas en sí mismas, las gestorías administrativas, los despachos de abogados, las agencias de traducción y en general aquellas organizaciones que basan su trabajo diario en gestionar documentos. Lo mismo sucede con las bibliotecas, los archivos o los museos.

 

2. ¿Qué es un sistema de gestión documental?

2.1. Definición de sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental es un sistema de procesos diseñado para efectuar el seguimiento, almacenamiento, administración y control del flujo de documentos y archivos.

Si el sistema se apoya en herramientas informáticas que ayuden a la digitalización de documentos, se gana en eficacia y rentabilidad al permitir una disminución en el uso y almacenamiento de papel. Con el empleo de un software de gestión documental se facilita además el acceso y edición de la documentación con tecnologías tan habituales como son el cloud computing y almacenamiento en la nube. Además, el riesgo de pérdida, gracias a los sistemas de seguridad asociados, desaparece casi por completo. Este tipo de herrramientas también se denominan Gestores de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management en Inglés)

Un sistema de gestión documental también puede definirse como una forma de organización que usa la digitalización de los documentos y su almacenamiento en una localización centralizada para lograr que los trabajadores puedan acceder a ellos de manera más rápida, cómoda y sencilla.

2.2. Software de gestión documental

Hoy en día no se puede entender la implantación de un sistema de gestión documental sin el uso de programas informáticos que faciliten esa labor, para realizar estas tareas es posible utilizar un software de gestión documental avanzado como es el caso de R2 Docuo.

Un software de gestión documental o gestor documental es de gran utilidad para infinidad de empresas y entidades por muchas razones. En primer lugar, hay que decir que propicia que estos organismos puedan llevar a cabo sus tareas de un modo más sencillo, rápido y económico ya que sus empleados pueden acceder, de forma instantánea, a todos los archivos que necesitan para desarrollar su actividad. También se soluciona el problema del espacio físico de almacenamiento y el de localización.

Los programas de gestión documental también posibilitan un uso más racional de los recursos de la compañía. De hecho, reduce al mínimo las situaciones en las que los documentos archivados se duplican o se efectúan fotocopias innecesarias. Asimismo, se ha demostrado que tiene un fuerte impacto sobre la productividad en términos generales. 

2.3. Procesos que se implementan con un Sistema de Gestión Documental

2.3.1. Digitalización de documentos. Escaneado de documentos.

El primer paso ineludible para la implantación de un sistema de gestión documental pasa por la digitalización de los archivos en papel o en cualquier otro formato físico. Esto se lleva a cabo, fundamentalmente, mediante un escáner, que es la herramienta encargada de crear la copia digital que, posteriormente, será almacenada en una localización central. Evidentemente, se trata de un proceso largo, costoso y, por qué no decirlo, bastante tedioso, pero que resulta indispensable para aprovechar al máximo los recursos.

2.3.2. Almacenamiento de documentos, metadatos y firma electrónica. Almacenamiento en la nube y envío de archivos grandes.

El almacenamiento de los datos se lleva a cabo en un sistema conocido como de localización central que será al que recurrirán los empleados o gestores de la organización cada vez que necesiten recuperar un documento. Hasta hace no demasiado tiempo, esto se realizaba mediante discos duros de gran volumen. Sin embargo, gracias al avance de la tecnología y al incremento de los servicios de Internet de banda ancha, hoy en día la opción más recomendable es la del almacenamiento en la nube.

Los documentos se almacenan en dicha localización central acompañados de una serie de metadatos y de una firma electrónica que garantiza su autoría, autenticidad y veracidad, elementos que resultan indispensables para cualquier empresa.

Por su parte, la nube y las conexiones de banda ancha posibilitan que documentos de gran tamaño sean enviados en pocos minutos.

2.3.3. Acceso y gestión de los documentos, compartir documentos

Como hemos dicho, enviar un documento, por muy grande que sea, es un proceso relativamente rápido cuando se usan estos sistemas de almacenamiento en la nube. Sin embargo, cuando se trata de abrir y compartir documentos entre usuarios que tienen acceso al sistema, el proceso es todavía más ágil. Y es que, en la mayoría de los casos, ni siquiera hace falta realizar ese envío. Basta con colocar el archivo en una carpeta compartida para poder trabajar con el instantáneamente e, incluso, de forma simultánea.

2.3.4. Acceso en la nube

El sistema de almacenamiento en la nube de los sistemas de gestión documental suele estar personalizado para cada empresa. En cualquier caso, lo habitual es permitir el acceso restringido mediante un mecanismo de usuario y contraseña, al cual se pueden añadir otras medidas de seguridad suplementarias.

Una vez dentro, cualquier empleado puede acceder a todos los documentos salvo a aquellos que, por su carácter confidencial, hayan sido restringidos a solo unos cuantos.

2.3.5. Seguridad del sistema

La gestión documental soluciona el más tradicional problema del almacenamiento físico como es la pérdida por deterioro del formato físico. Y es que, gracias a estos sistemas, la eliminación de los archivos es prácticamente imposible incluso aunque, puestos en el peor de los casos, haya un ataque informático que elimine la información. Esto se debe, fundamentalmente, a que disponen de mecanismos que crean copias de seguridad capaces de restaurar los datos sin problemas en cualquier momento.

2.3.6. Integración de equipos de trabajo e implementación de flujos de trabajo workflows. Colaboración documental. Control de versiones de documentos.

Los sistemas de gestión documental, gracias al almacenamiento en la nube al que ya hemos hecho referencia, han hecho que las memorias USB caigan en el olvido y sea posible trabajar en equipo, ya sea dentro de una misma organización o entre varias diferentes, sin ninguna barrera. Por ejemplo, es frecuente que se creen grupos de acceso limitado entre empleados, proveedores y determinados clientes para agilizar los flujos de trabajo.

A tal extremo de perfeccionamiento ha llegado este sistema que, incluso, hoy en día es posible que un número ilimitado de personas trabajen y modifiquen un mismo documento almacenado en la localización central de forma simultánea. Esto se conoce con el término de colaboración documental y, en muchas empresas que operan asiduamente con bases de datos y hojas de cálculo de gran tamaño, es una herramienta básica e indispensable.

También hay que hacer referencia, respecto a la colaboración documental, al concepto de control de versiones. Y es que, como es obvio, si un documento es modificado infinidad de veces por varios usuarios, se corre el riesgo de que uno de ellos trabaje con una versión incorrecta del archivo. Sin embargo, gracias a una herramienta conocida como ‘historial de versiones’, la cual permite añadir, eliminar y recuperar información, esto es prácticamente imposible que suceda en estos sistemas.

2.3.7. Control y trazabilidad de las acciones realizadas

Llegados a este punto, ya solo queda hablar del control y trazabilidad de las acciones de los usuarios, lo cual se lleva a cabo mediante la concesión de permisos especiales en base a cualquier criterio. Estos pueden otorgarse, por ejemplo, en función de la categoría en la que se encuadre la carpeta o a un determinado flujo de trabajo. También es posible crear perfiles, agruparlos y, evidentemente, registrar todas las acciones que se realizan para su posterior revisión en caso de que sea necesario.

 

3. ¿Cómo ayuda R2 Docuo a implementar un sistema de Gestión Documental?

R2 Docuo es un software que excede las características propias de un programa de gestión documental y entra a formar parte de lo que se denominan software ECM o Enterprise Content Management (Gestor de contenidos empresariales).

A diferencia de otros gestores documentales, R2 Docuo facilita las labores propias de un gestor documental consistentes en escaneo y digitalización de documentos, almacenamiento en la nube y la posibilidad de envío de archivos grandes, pero además, y aquí es donde radica la diferencia, R2 Docuo permite mejorar el sistema de gestión documental con una potente herramienta Workflow. Esta utilidad de R2 Docuo ayuda enormemente a establecer flujos o rutas de trabajo con los que integrar procesos y personas para mejorar la eficiencia y evitar errores sistemáticos.

A continuación se resume la forma de trabajo con R2 Docuo así como algunas de sus funciones más habituales:

3.1. Planificación del Sistema de Gestión Documental. Antes de empezar:

  1. Clasificación de los documentos de la organización por categorías.
  2. Análisis de cada categoría
  • Qué nombre y código queremos darle a los documentos de ese tipo
  • Qué proceso siguen esos documentos (diagrama de estados)
  • Qué agentes: personas internas (usuarios) y externas (clientes, proveedores…)  están involucradas en los diferentes pasos del proceso
  • Qué metadatos (campos de datos) deben rellenarse o extraerse de cada documento de esa categoría para poder buscar y localizar con rapidez, generar plantillas o extraer informes.
  • Qué plantillas o modelos se utilizan y pueden automatizarse
  • Qué comunicaciones pueden automatizarse entre los agentes del proceso (emails automáticos)
  • Qué técnicas de gestión documental merece la pena utilizar para esta categoría de documentos (Firma digital, control de versiones)
  • Permisos y seguridad para este tipo de documento en las carpetas correspondientes

3.2. Durante el trabajo

  1. Creación de nuevos documentos, generación automática de plantillas, digitalización o escaneo de originales.
  2. Identificación visual del estado de los documentos en su proceso(códigos y colores)
  3. Herramientas de colaboración: Comentarios, recordatorios, tareas al estilo de una red social
  4. Cambios de estado en los documentos: manuales y automáticos (avance por el proceso)
  5. Búsquedas y consultas por metadatos, categorías, carpetas, etc.
  6. Exportación de metadatos a herramientas de ofimática (tablas Excel)

3.3. Control, mejora y resolución de problemas

  1. Rendimiento y mejora del proceso (localizar cuellos de botella, estados o campos que faltan o sobran en cada proceso)
  2. Trazabilidad del proceso (quién, cuándo, cómo hizo cualquier acción o cambio de estado)
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