YA UTILIZAN DOCUO
Útiles para una organización básica, por ejemplo, una carpeta por cliente.
Al igual que en tu móvil puedes ver las fotos por fecha o por lugar, en Docuo puedes ver tus documentos por carpeta o por categoría.
No importa la carpeta en la que estén: podrás ver todas las ofertas a la vez.
En Docuo, tendrás una ficha con los datos más importantes de cada documento, como ocurriría en una biblioteca.
Por ejemplo, para una oferta: empresa, importe, estado, etc.
Puedes ver la información clave, sin necesidad de abrir el archivo.
Si tuvieras muchos expedientes en tu mesa para gestionar, los separarías en montones según su estado (pendiente, enviado, terminado), ¿verdad?
En Docuo puedes dibujar esos "montones" usando círculos y explicar el trabajo que debes realizar usando flechas.
Al resultado se le llama diagrama de proceso, y permite que Docuo lleve a cabo tareas automáticamente por ti.
Al igual que en una red social, en Docuo puedes hacer comentarios sobre los documentos que quieras.
Además, puedes crear tareas para tu equipo y fijar alertas para las fechas importantes.
Cuando buscas información en la red, introduces algunas palabras en el buscador.
Buscar un documento en Docuo, es exactamente igual.
Encontrarás documentos que contengan tus palabras en el título o en su ficha de datos.
En tu banco puedes ver qué saldo tenías después de cualquier movimiento, ¿verdad?
En Docuo puedes ver cómo estaba tu documento después de cada cambio.
Los cambios ocurren cada vez que guardas, las versiones ocurren cuando entregas el documento (1.0, 1.1, 2.0, etc.).
Cuando compras online puedes ver los pedidos que has hecho, ¿verdad?
En Docuo podrás ver las ofertas de un cliente, los planos de una obra o los gastos de un expediente.
Utiliza listas desplegables para conectar tus documentos y no introducir el mismo dato dos veces.
Al igual que los alimentos, los documentos también pueden tener fecha de caducidad.
En Docuo puedes definir el tiempo que quieres conservar cada documento según su tipo y después, automáticamente, se eliminará.
En muchos casos, eliminar la información pasado un tiempo, es una obligación legal.
Tus llaves te permiten acceder a lugares donde otras personas no pueden, ¿verdad?
En Docuo podrás definir qué puede hacer cada usuario o grupo de usuarios.
Puedes decir que un usuario no pueda modificar ofertas, crear expedientes, eliminar contratos o ver una carpeta.
Cuando navegas por la red puedes consultar el historial de páginas que has visitado.
En Docuo puedes ver todas las acciones realizadas sobre un documento, incuyendo quién las ha realizado.
Desde crearlo, reemplazarlo, abrirlo para leerlo, o eliminarlo.
Cuando reservas un viaje de avión, introduces origen, destino y fecha, y obtienes la lista de vuelos disponibles.
En Docuo puedes crear consultas que se utilicen con la misma facilidad.
Tú dices qué hay que preguntar y qué resultados deben mostrarse, ¡listo!
Con Docuo puedes enviar a una persona un documento, para que lo revise y firme desde su móvil.
Con plena validez legal según la normativa europea eIDAS.
Cuando un profesor crea una hoja de examen para todos sus alumnos, deja un hueco donde escribir el nombre.
En Docuo puedes crear plantillas de documentos en Microsoft Word 365 y "dejar un hueco" donde vaya un dato de tu cliente, proveedor, expediente, factura, etc.
Después puedes generar decenas de documentos iguales y Docuo reemplazará el hueco con el valor correspondiente.
Para iniciar cualquier trámite, lo primero que suelen pedirte es que completes un formulario.
En Docuo puedes crearlos para que cualquier persona pueda comenzar un nuevo proceso.
También los puedes utilizar para que, quién lo necesite, pueda modificar información existente.
Al igual que no dejarías que cualquiera transportara un objeto valioso, con algunos documentos pasa igual.
Docuo permite crear un portal corporativo donde tus clientes y colaboradores puedan descargar y subir documentos.
También puedes crear enlaces de descarga segura protegidos por contraseña, fecha de caducidad, un solo uso, etc.
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