Ahorra tiempo e incrementa la productividad con la herramienta de Gesti贸n Documental segura y f谩cil de usar que no requiere conocimientos t茅cnicos para ser configurada.
Utiliza t茅cnicas profesionales de Gesti贸n Documental para construir una base de datos con la informaci贸n importante para tu negocio.
Convierte las tareas manuales repetitivas en Flujos de Trabajo autom谩ticos que creen los documentos y env铆en los emails por t铆.
Intercambia archivos, informaci贸n o comentarios mediante enlaces de descarga, formularios web, portal corporativo o Apps m贸viles.
Todas las ventajas de los programas avanzados de gesti贸n documental est谩n disponibles:
Crea categor铆as documentales con metadatos personalizados, genera documentos autom谩ticamente utilizando plantillas Microsoft Office庐 y realiza un seguimiento de los cambios mediante el control de versiones.
Organiza tus documentos no s贸lo en carpetas, sino por su tipo y caracter铆sticas. Localiza tus documentos bien por su carpeta o bien por su categor铆a, seg煤n lo necesites.
Enriquece tus documentos con metadatos. Como en una biblioteca, crea campos de datos con informaci贸n asociada para cada uno de tus archivos. Puedes incluso dise帽ar una potente base de datos relacional.
Nuestra funci贸n de b煤squeda avanzada te permite encontrar r谩pidamente lo que buscas. 驴No recuerdas el nombre del archivo? No hay problema, simplemente introduce las caracter铆sticas del documento y nuestro sistema lo mostrar谩 utilizando capacidades avanzadas de b煤squeda en metadatos.
Crea tus documentos autom谩ticamente desde plantillas Microsoft Office庐 y rell茅nalos utilizando sus campos de datos. Organiza todas las plantillas de tu empresa en R2 Docuo.
Este es un flujo de trabajo t铆pico para una oferta comercial con todos sus pasos: Lleno de tareas repetitivas y laboriosas que complican la gesti贸n manual cuando el volumen de ofertas aumenta:
Los c铆rculos representan los posibles estados de la oferta: Solicitada, Enviada al cliente, Aceptada o Rechazada. Las flechas son las tareas que debemos realizar o los eventos que pueden ocurrirle a la oferta: Enviar oferta, Revisar oferta, El cliente acepta y El cliente rechaza. Ahora podr谩s indicar en qu茅 estado se encuentra cada oferta y configurar el Gestor Documental para:
Crea correos electr贸nicos y notificaciones autom谩ticamente utilizando plantillas y haz que R2 Docuo los env铆e por t铆, a personas de tu equipo o a tus clientes, cuando se ejecute una transici贸n del Workflow o cuando un documento lleve varios d铆as en el mismo estado.
Crea un formulario web personalizado con los campos que t煤 elijas para que los usuarios y externos completen los datos necesarios cuando llegue su turno en el proceso: creen nuevas ofertas, tickets, solcitudes鈥 o inicien cualquier otro workflow en tu organizaci贸n.
Genera documentos autom谩ticamente desde plantillas Microsoft Office庐 utilizando los metadatos del Workflow y adj煤ntalos en formato PDF a tus emails autom谩ticos. Por ejemplo: Genera y env铆a un documento de oferta atom谩ticamente partiendo de los datos de tu cliente y un precio de venta. Lo que suele llevar varios minutos de trabajo se convierte en segundos con R2 Docuo.
Env铆a contratos y acuerdos a tus clientes para su revisi贸n y firma a trav茅s de enlaces personalizados que pueden usar desde sus dispositivos m贸viles con plena validez legal, gracias a la normativa europea eIDAS.
El interfaz de usuario de R2 Docuo est谩 concebido para proporcionarte un control visual de tus procesos de negocio. Cada workflow muestra de forma intuitiva qu茅 documentos est谩n en qu茅 paso del proceso utilizando un c贸digo de colores por estado. Detectar cuellos de botella y controlar la demanda de trabajo nunca ha sido tan f谩cil.
Cuando gestionas contratos u otros documentos comerciales importantes, la trazabilidad y la seguridad son fundamentales. R2 Docuo mantiene un registro detallado de todas las acciones efectuadas sobre un documento para que sepas qui茅n, cu谩ndo, d贸nde y c贸mo interactuaron los usuarios con el documento y su flujo de trabajo. Incluso puede monitorizar cu谩nto tiempo pasaron los clientes evaluando su oferta antes de tomar una decisi贸n.
Utiliza enlaces seguros de descarga directa o a帽ade un portal de intercambio de archivos a tu sitio web cumpliendo el RGPD – R2 Docuo proporciona una experiencia de colaboraci贸n personalizada y corporativa:
Los usuarios pueden acceder al portal desde cualquier navegador web o utilizando las Apps m贸viles de R2 Docuo.
Configura grupos, seguridad y permisos para todos los usuarios. Obten un registro detallado de los accesos, las descargas y todas sus acciones.
Prioriza la comunicaci贸n con clientes y terceros mediante comentarios, recordatorios de calendario, notificaciones y gesti贸n de tareas sobre los archivos compartidos.
Securizados con tr谩fico https, con caracter铆sticas de seguridad como fecha de caducidad, contrase帽a, 芦un s贸lo uso禄 y mucho m谩s. Registro de todas las veces que cada enlace es utilizado incluyendo credenciales de usuario y geolocalizaci贸n IP. Gestiona los permisos de compartici贸n de forma centralizada y anula los enlaces de descarga que consideres inapropiados u obsoletos.
Aumenta el rendimiento de tu equipo gracias a la potencia de un Gestor Documental: Realiza b煤squedas m谩s r谩pidas, acelera la creaci贸n de documentos y organiza tus archivos por Categor铆as Documentales para poder utilizar Workflows automatizados que ahorren tiempo y minimicen las acciones manuales repetitivas. Esto os permtir谩 centrar el esfuerzo humano en las tareas que aportan valor.
El Gestor Documental R2 Docuo se concibi贸 desde su creaci贸n como una herramienta para las personas que dise帽an y coordinan los procedimientos de trabajo: Los Jefes de Departamento y Mandos Intermedios.
Nuestro prop贸sito es dotarlos de un software que evite el abuso de las herramientas b谩sicas de ofim谩tica por parte del equipo: Las carpetas compartidas, el email y las hojas de c谩lculo.
La alternativa es un Gestor Documental que asegura la coherencia en los procesos, coloca toda la informaci贸n en el mismo lugar y automatiza las tareas repetitivas sin necesitar conocimientos t茅cnicos.
Todo ello agilizando la colaboraci贸n: Una notificaci贸n reemplaza un email, al estilo de las herramientas de mensajer铆a instant谩nea.
Sabemos que la realidad de los equipos es cambiante, por eso R2 Docuo permite modificar de forma 谩gil todos los workflows y mejorarlos progresivamente mediante ensayo y error sin depender de programadores o recursos de otros departamentos (t铆picamente IT).
Por una parte, los responsables de IT proporcionan a los usuarios herramientas b谩sicas que les permiten resolver problemas de gesti贸n gen茅ricos: Una forma de compartir archivos (t铆picamente carpetas compartidas), una cuenta de email, y una suite ofim谩tica (t铆picamente Office).
En el otro extremo, algunos departamentos tienen 芦por derecho禄 software especializado que automatiza mucho m谩s su trabajo: ERPs, N贸minas y Contabilidad son algunos ejemplos.
El problema est谩 en el espacio entre estos dos escenarios.
Con frecuencia, las herramientas de ofim谩tica soportan demasiado peso en la gesti贸n de algunas operativas. Literalmente cualquier proceso puede 芦llevarse con un Excel禄, pero cuando el volumen de trabajo y la complejidad aumenta, surgen los problemas. Esto lleva a los usuarios a buscar soluciones por su cuenta, llegando a menudo a usar servicios gratuitos en la nube que ponen en riesgo las pol铆tica de seguridad de la organizaci贸n.
Con el Gestor Documental R2 Docuo, los equipos disponen de un escal贸n adicional para hacer su trabajo m谩s autom谩tico, la organizaci贸n dispone de una plataforma centralizada de gesti贸n de documentos, y los Responsables de IT mantienen el control y la seguridad de la informaci贸n sin destinar recursos adicionales, ya que los usuarios pueden configurar la herramienta sin conocimientos t茅cnicos.
Por 煤ltimo: R2 Docuo es una plataforma cloud basada en Europa, con pleno cumplimiento de la leyes europeas de protecci贸n de datos personales (GDPR).
M谩s all谩 de la necesidad de modernizarse, los directivos se enfrentan al reto de calcular el retorno de la inversi贸n (ROI) en un Gestor Documental para su organizaci贸n.
En primer lugar, entender la informaci贸n de negocio como un activo importante justifica la inversi贸n en herramientas que la gestionen, la mantengan actualizada y la pongan a disposici贸n de todos los actores de forma segura.
Por otra parte, aumentar el rendimiento de los equipos pasa por reducir el trabajo que puede automatizarse y reservar el esfuerzo humano para tareas m谩s complejas que aporten m谩s valor.
En el d铆a a d铆a, los empleados dedican una gran parte de su tiempo a realizar tareas manuales repetitivas que pueden automatizarse, total o parcialmente, con un Gestor Documental.
El aumento en la productividad de los equipos depende de la naturaleza y volumen de esas tareas, pero nuestros estudios sit煤an la media de automatizaci贸n en un 70% para las tareas relativas a la creaci贸n, clasificaci贸n, distribuci贸n, intercambio y firma de documentos.
El Gestor Documental R2 Docuo agiliza la operativa de toda la organizaci贸n est茅n donde est茅n los miembros del equipo. Gracias a su arquitectura nativa en la nube y al uso de Apps m贸viles seguras, la colaboraci贸n es posible en cualquier lugar y cualquier escenario; incluido el teletrabajo.
Pocas herramientas software se asemejan m谩s a una navaja suiza que un Gestor Documental.
Tanto es as铆 que, aunque el t茅rmino m谩s popular se mantiene, el nombre de este tipo de software ha cambiado con el tiempo: Gestor Documental, Enterprise Content Management (ECM) y m谩s recientemente Content Service Platform (CSP).
Con un pricing que comienza en 25 鈧/mes, el Gestor Documental R2 Docuo puede configurarse para gestionar procesos muy diversos sobre contenidos muy distintos en organizaciones peque帽as.
Desde una plataforma para compartir archivos con clientes o gestionar facturas a un CRM, pasando por un sistema de recogida de datos mediante formularios, un gestor de citas, un sistema para enviar archivos grandes mediante enlaces o una plataforma para la aceptaci贸n electr贸nica de ofertas.
El Gestor Documental R2 Docuo puede adaptarse a los procesos de la empresa seg煤n esta crezca para ser la piedra angular en la que descanse la operativa del equipo.
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