Gestión Documental: Más allá de Outlook, Excel y carpetas compartidas

Convierte la información y los archivos de tu trabajo diario, en una base de datos que aumentará la productividad de tu equipo.

Gestión Documental: Más allá de Outlook, Excel y carpetas compartidas

Utiliza técnicas avanzadas de Gestión Documental

de forma sencilla con Docuo

CarpetasCarpetas

Carpetas

El punto de partida que todos conocemos.

Útiles para una organización básica, por ejemplo, una carpeta por cliente.

Categorías DocumentalesCategorías Documentales

Categorías Documentales

Organiza la documentación según su tipo.

Al igual que en tu móvil puedes ver las fotos por fecha o por lugar, en Docuo puedes ver tus documentos por carpeta o por categoría.

No importa la carpeta en la que estén: podrás ver todas las ofertas a la vez.

Taxonomía y metadatosTaxonomía y metadatos

Taxonomía y metadatos

Una tarjeta de información que acompaña al documento.

En Docuo, tendrás una ficha con los datos más importantes de cada documento, como ocurriría en una biblioteca.

Por ejemplo, para una oferta: empresa, importe, estado, etc.

Puedes ver la información clave, sin necesidad de abrir el archivo.

¡Haz magia con tus documentos!

…y consigue que aporten todo su valor a tu equipo:

Reduce hasta un 90% el tiempo de búsqueda
Ahorra cada semana 5h de tiempo de gestión
Evita abrir documentos 3/5 veces al buscar datos
Gestión de Flujos de TrabajoGestión de Flujos de Trabajo

Gestión de Flujos de Trabajo

Controla el estado en el que está cada documento.

Si tuvieras muchos expedientes en tu mesa para gestionar, los separarías en montones según su estado (pendiente, enviado, terminado), ¿verdad?

En Docuo puedes dibujar esos "montones" usando círculos y explicar el trabajo que debes realizar usando flechas.

Al resultado se le llama diagrama de proceso, y permite que Docuo lleve a cabo tareas automáticamente por ti.

Saber más sobre Workflow
ColaboraciónColaboración

Colaboración

Crea comentarios, recordatorios y tareas para tu equipo en cualquier documento.

Al igual que en una red social, en Docuo puedes hacer comentarios sobre los documentos que quieras.

Además, puedes crear tareas para tu equipo y fijar alertas para las fechas importantes.

BúsquedaBúsqueda

Búsqueda

Encuentra un documento como encontrarías una página web.

Cuando buscas información en la red, introduces algunas palabras en el buscador.

Buscar un documento en Docuo, es exactamente igual.

Encontrarás documentos que contengan tus palabras en el título o en su ficha de datos.

La seguridad de trabajar con lo que ya conoces

Conecta Docuo con tus herramientas habituales y empieza a gestionar tus documentos más rápido, evitando los errores producidos por la gestión manual.

Solicita una demo
La seguridad de trabajar con lo que ya conoces La seguridad de trabajar con lo que ya conoces
Control de Versiones y Control de CambiosControl de Versiones y Control de Cambios

Control de Versiones y Control de Cambios

Consulta los cambios que ha sufrido un documento a lo largo del tiempo.

En tu banco puedes ver qué saldo tenías después de cualquier movimiento, ¿verdad?

En Docuo puedes ver cómo estaba tu documento después de cada cambio.

Los cambios ocurren cada vez que guardas, las versiones ocurren cuando entregas el documento (1.0, 1.1, 2.0, etc.).

Base de datos Relacional e Integridad ReferencialBase de datos Relacional e Integridad Referencial

Base de datos Relacional e Integridad Referencial

Conecta tus documentos entre sí.

Cuando compras online puedes ver los pedidos que has hecho, ¿verdad?

En Docuo podrás ver las ofertas de un cliente, los planos de una obra o los gastos de un expediente.

Utiliza listas desplegables para conectar tus documentos y no introducir el mismo dato dos veces.

Retención DocumentalRetención Documental

Retención Documental

Guarda la información sólo el tiempo necesario.

Al igual que los alimentos, los documentos también pueden tener fecha de caducidad.

En Docuo puedes definir el tiempo que quieres conservar cada documento según su tipo y después, automáticamente, se eliminará.

En muchos casos, eliminar la información pasado un tiempo, es una obligación legal.

¡Nuestros usuarios adoran Docuo!

…y hacen especial mención a la Facilidad de Uso.

Excelente
Seguridad y permisosSeguridad y permisos

Seguridad y permisos

Configura qué puede hacer cada usuario con cada tipo de documento y en qué carpetas.

Tus llaves te permiten acceder a lugares donde otras personas no pueden, ¿verdad?

En Docuo podrás definir qué puede hacer cada usuario o grupo de usuarios.

Puedes decir que un usuario no pueda modificar ofertas, crear expedientes, eliminar contratos o ver una carpeta.

TrazabilidadTrazabilidad

Trazabilidad

Consulta el histórico de acciones sobre cualquier documento.

Cuando navegas por la red puedes consultar el historial de páginas que has visitado.

En Docuo puedes ver todas las acciones realizadas sobre un documento, incuyendo quién las ha realizado.

Desde crearlo, reemplazarlo, abrirlo para leerlo, o eliminarlo.

¡Podemos ayudarte!

Nuestro equipo te ayuda a implantar la Gestión Documental en tu organización con Docuo.

¿Hablamos?
¡Podemos ayudarte! ¡Podemos ayudarte!
Consultas definidas por el usuarioConsultas definidas por el usuario

Consultas definidas por el usuario

Crea informes con los datos que necesites y los parámetros que deban preguntarse.

Cuando reservas un viaje de avión, introduces origen, destino y fecha, y obtienes la lista de vuelos disponibles.

En Docuo puedes crear consultas que se utilicen con la misma facilidad.

Tú dices qué hay que preguntar y qué resultados deben mostrarse, ¡listo!

Firma electrónicaFirma electrónica

Firma electrónica

Envía un documento para que lo firme otra persona desde su dispositivo.

Con Docuo puedes enviar a una persona un documento, para que lo revise y firme desde su móvil.

Con plena validez legal según la normativa europea eIDAS.

Saber más sobre Firma Electrónica
Creación de documentos desde PlantillaCreación de documentos desde Plantilla

Creación de documentos desde Plantilla

Crea un documento nuevo en base a una plantilla Word 365 y los datos de su tarjeta.

Cuando un profesor crea una hoja de examen para todos sus alumnos, deja un hueco donde escribir el nombre.

En Docuo puedes crear plantillas de documentos en Microsoft Word 365 y "dejar un hueco" donde vaya un dato de tu cliente, proveedor, expediente, factura, etc.

Después puedes generar decenas de documentos iguales y Docuo reemplazará el hueco con el valor correspondiente.

Saber más sobre Automatización de Documentos

Gestión Documental para todas las empresas

Explora nuestras soluciones específicas por industria y descubre cómo Docuo puede adaptarse a ti.

Quiero conocerlas
Gestión Documental para todas las empresas Gestión Documental para todas las empresas
FormulariosFormularios

Formularios

La forma más rápida de solicitar información de terceros.

Para iniciar cualquier trámite, lo primero que suelen pedirte es que completes un formulario.

En Docuo puedes crearlos para que cualquier persona pueda comenzar un nuevo proceso.

También los puedes utilizar para que, quién lo necesite, pueda modificar información existente.

Saber más sobre Formularios Web
Intercambio de archivosIntercambio de archivos

Intercambio de archivos

Una forma de que tus clientes y colaboradores puedan descargar y subir sus documentos de forma segura.

Al igual que no dejarías que cualquiera transportara un objeto valioso, con algunos documentos pasa igual.

Docuo permite crear un portal corporativo donde tus clientes y colaboradores puedan descargar y subir documentos.

También puedes crear enlaces de descarga segura protegidos por contraseña, fecha de caducidad, un solo uso, etc.

Saber más sobre Intercambio de Archivos
Inteligencia ArtificialInteligencia Artificial

Inteligencia Artificial

Utiliza la integración de ChatGPT con el Gestor Documental Docuo para llevar a cabo todo tipo de automatizaciones inteligentes:

Resume cualquier documento en pocas líneas

Busca y extrae datos del documento

Toma decisiones automáticamente

Responde preguntas sobre su contenido

Saber más sobre Inteligencia Artificial

¿Todavía luchas con el caos de las Carpetas Compartidas?

Empieza hoy a organizar tu trabajo, utilizando técnicas avanzadas de Gestión Documental de forma sencilla con Docuo.

Solicita una demo

¿Quieres saber más sobre Gestión Documental?

Leer más

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Leer más
diferencias Gestión Documental y Carpetas Compartidas

INFOGRAFÍA: 9 Diferencias entre Gestión Documental y Carpetas Compartidas

Leer más
Tablas de Retención Documental

¿Qué son las Tablas de Retención Documental?