Ahorra tiempo e incrementa la productividad con la herramienta de Gestión Documental que no requiere conocimientos técnicos para ser configurada y puedes modificar rápidamente para adaptarla a los cambios.
Utiliza técnicas profesionales de Gestión Documental para construir una base de datos con la información importante para tu negocio.
Convierte las tareas manuales repetitivas en Flujos de Trabajo automáticos que creen los documentos y envíen los emails por tí.
Intercambia archivos, información o comentarios mediante enlaces de descarga, formularios web, portal corporativo o Apps móviles.
Genera documentos automáticamente, completa sus Metadatos y crea Categorías Documentales. Explota todas las ventajas de los programas de gestión documental: Las herramientas de generación automática desde plantillas, edición de metadatos y categorización te permiten tomar el control de la información de tu negocio sin importar donde esté almacenada en el gestor documental.
Organiza tus documentos en una estructura convencional basada en carpetas. Después sube de nivel categorizando los archivos para una mayor organización. Por último localiza tus los documentos bien por su carpeta o bien por su categoría, según lo necesites.
Como en una biblioteca, crea una ficha de campos de datos personalizados para cada tipo de documento. Prepárala con algunos campos sencillos o diseña una potente base de datos relacional, a tu gusto. Convierte tus documentos en una base de datos de conocimiento corporativo.
La potencia de la búsqueda por metadatos evita que la información se pierda en el sistema y maximiza su valor poniéndola a disposición del usuario cuando lo necesita. La búsqueda por metadatos es muy superior a la búsqueda de texto completo (Full Text Search) proporcionando resultados más precisos y permitiendo generar consultas personalizadas.
Crea tus documentos automáticamente desde plantillas Microsoft Office® y rellena sus datos específicos utilizando los campos de datos (metadatos) específicos de cada categoría documental. Organiza todas las plantillas de tu compañía en tu programa de gestión documental.
Primero utilizarás un diagrama sencillo de círculos y flechas para dibujar los pasos que siguen los documentos de un tipo concreto (por ejemplo las ofertas comerciales). Este es un ejemplo:
Los círculos representan los posibles estados de la oferta: Solicitada, Enviada al cliente, Aceptada o Rechazada. Las flechas son las tareas que debemos realizar o los eventos que pueden ocurrirle a la oferta: Enviar oferta, El cliente acepta y El cliente rechaza. Ahora podrás indicar en qué estado se encuentra cada oferta y configurar el Gestor Documental para:
Crea correos electrónicos y notificaciones automáticamente utilizando plantillas y haz que R2 Docuo los envíe por tí, a personas de tu equipo o a tus clientes, cuando se ejecute una transición del Workflow o cuando un documento lleve varios días en el mismo estado.
Crea un formulario web personalizado con los campos que tú elijas para que los usuarios y externos completen los datos necesarios cuando llegue su turno en el proceso: creen nuevas ofertas, tickets, solcitudes… o inicien cualquier otro workflow en tu organización.
Genera documentos automáticamente desde plantillas Microsoft Office® utilizando los metadatos del Workflow y adjúntalos en formato PDF a tus emails automáticos. Por ejemplo: Genera y envía un documento de oferta atomáticamente partiendo de los datos de tu cliente y un precio de venta. Exactamente en 30 segundos.
Envía contratos y acuerdos a tus clientes para su revisión y firma a través de enlaces personalizados que pueden usar desde sus dispositivos móviles con plena validez legal, gracias a la normativa europea eIDAS.
El interfaz de usuario de R2 Docuo está concebido para proporcionarte un control visual de tus procesos de negocio. Cada workflow muestra de forma intuitiva qué documentos están en qué paso del proceso utilizando un código de colores por estado. Detectar cuellos de botella y controlar la demanda de trabajo nunca ha sido tan fácil.
Cuando tu equipo avanza por los pasos de un Workflow, todo queda registrado. Podrás saber quién y cuándo ha cambiado de estado cada documento. Cuándo se envió una oferta, cuánto tiempo tardó el cliente en tomar una decisión o qué tiempo de respuesta estáis proporcionando.
Utiliza enlaces seguros de descarga directa o añade un portal de intercambio de archivos a tu sitio web cumpliendo el RGPD y evitando el uso de servícios gratuitos. Mantén tu imagen corporativa a la vista del cliente en todo momento para una experiencia profesional:
Los usuarios pueden acceder al portal desde cualquier navegador web o utilizando las Apps móviles de R2 Docuo y disfrutar de todas las características de colaboración e intercambio de archivos:
Configura grupos, seguridad y permisos para todos los usuarios. Obten un registro detallado de los accesos, las descargas y todas sus acciones.
Prioriza la comunicación con clientes y terceros mediante comentarios, recordatorios de calendario, notificaciones y gestión de tareas sobre los archivos compartidos.
Securizados con tráfico https, con características de seguridad como fecha de caducidad, contraseña, «un sólo uso» y mucho más. Registro de todas las veces que cada enlace es utilizado incluyendo credenciales de usuario y geolocalización IP. Gestiona los permisos de compartición de forma centralizada y anula los enlaces de descarga que consideres inapropiados u obsoletos.
Aumenta el rendimiento de tu equipo gracias a la potencia de un Gestor Documental: Realiza búsquedas más rápidas, acelera la creación de documentos y organiza tus archivos por Categorías Documentales para poder utilizar Workflows automatizados que ahorren tiempo y minimicen las acciones manuales repetitivas. Esto os permtirá centrar el esfuerzo humano en las tareas que aportan valor.
El Gestor Documental R2 Docuo se concibió desde su creación como una herramienta para las personas que diseñan y coordinan los procedimientos de trabajo: Los Jefes de Departamento y Mandos Intermedios.
Nuestro propósito es dotarlos de un software que evite el abuso de las herramientas básicas de ofimática por parte del equipo: Las carpetas compartidas, el email y las hojas de cálculo.
La alternativa es un Gestor Documental que asegura la coherencia en los procesos, coloca toda la información en el mismo lugar y automatiza las tareas repetitivas sin necesitar conocimientos técnicos.
Todo ello agilizando la colaboración: Una notificación reemplaza un email, al estilo de las herramientas de mensajería instantánea.
Sabemos que la realidad de los equipos es cambiante, por eso R2 Docuo permite modificar de forma ágil todos los workflows y mejorarlos progresivamente mediante ensayo y error sin depender de programadores o recursos de otros departamentos (típicamente IT).
Por una parte, los responsables de IT proporcionan a los usuarios herramientas básicas que les permiten resolver problemas de gestión genéricos: Una forma de compartir archivos (típicamente carpetas compartidas), una cuenta de email, y una suite ofimática (típicamente Office).
En el otro extremo, algunos departamentos tienen «por derecho» software especializado que automatiza mucho más su trabajo: ERPs, Nóminas y Contabilidad son algunos ejemplos.
El problema está en el espacio entre estos dos escenarios.
Con frecuencia, las herramientas de ofimática soportan demasiado peso en la gestión de algunas operativas. Literalmente cualquier proceso puede «llevarse con un Excel», pero cuando el volumen de trabajo y la complejidad aumenta, surgen los problemas. Esto lleva a los usuarios a buscar soluciones por su cuenta, llegando a menudo a usar servicios gratuitos en la nube que ponen en riesgo las política de seguridad de la organización.
Con el Gestor Documental R2 Docuo, los equipos disponen de un escalón adicional para hacer su trabajo más automático, la organización dispone de una plataforma centralizada de gestión de documentos, y los Responsables de IT mantienen el control y la seguridad de la información sin destinar recursos adicionales, ya que los usuarios pueden configurar la herramienta sin conocimientos técnicos.
Por último: R2 Docuo es una plataforma cloud basada en Europa, con pleno cumplimiento de la leyes europeas de protección de datos personales (GDPR).
Más allá de la necesidad de modernizarse, los directivos se enfrentan al reto de calcular el retorno de la inversión (ROI) en un Gestor Documental para su organización.
En primer lugar, entender la información de negocio como un activo importante justifica la inversión en herramientas que la gestionen, la mantengan actualizada y la pongan a disposición de todos los actores de forma segura.
Por otra parte, aumentar el rendimiento de los equipos pasa por reducir el trabajo que puede automatizarse y reservar el esfuerzo humano para tareas más complejas que aporten más valor.
En el día a día, los empleados dedican una gran parte de su tiempo a realizar tareas manuales repetitivas que pueden automatizarse, total o parcialmente, con un Gestor Documental.
El aumento en la productividad de los equipos depende de la naturaleza y volumen de esas tareas, pero nuestros estudios sitúan la media de automatización en un 70% para las tareas relativas a la creación, clasificación, distribución, intercambio y firma de documentos.
El Gestor Documental R2 Docuo agiliza la operativa de toda la organización estén donde estén los miembros del equipo. Gracias a su arquitectura nativa en la nube y al uso de Apps móviles seguras, la colaboración es posible en cualquier lugar y cualquier escenario; incluido el teletrabajo.
Pocas herramientas software se asemejan más a una navaja suiza que un Gestor Documental.
Tanto es así que, aunque el término más popular se mantiene, el nombre de este tipo de software ha cambiado con el tiempo: Gestor Documental, Enterprise Content Management (ECM) y más recientemente Content Service Platform (CSP).
Con un pricing que comienza en 25 €/mes, el Gestor Documental R2 Docuo puede configurarse para gestionar procesos muy diversos sobre contenidos muy distintos en organizaciones pequeñas.
Desde una plataforma para compartir archivos con clientes o gestionar facturas a un CRM, pasando por un sistema de recogida de datos mediante formularios, un gestor de citas, un sistema para enviar archivos grandes mediante enlaces o una plataforma para la aceptación electrónica de ofertas.
El Gestor Documental R2 Docuo puede adaptarse a los procesos de la empresa según esta crezca para ser la piedra angular en la que descanse la operativa del equipo.
