Las herramientas de generación automática desde plantillas, edición de metadatos y categorización te permiten tomar el control de tu Gestión Documental.
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Crea tus documentos automáticamente desde plantillas Microsoft Office® y rellena sus datos específicos utilizando los campos de datos (metadatos) específicos de cada categoría documental.
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Como en una biblioteca, crea una ficha de campos de datos personalizados para cada tipo de documento. Prepárala con algunos campos sencillos o diseña una potente base de datos relacional, a tu gusto. Convierte tus documentos en una base de datos de conocimiento corporativo.
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Organiza tus documentos en una estructura convencional basada en carpetas. Después sube de nivel categorizando los archivos para una mayor organización. Por último localiza tus los documentos bien por su carpeta o bien por su categoría, según lo necesites.
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La potencia de la búsqueda por metadatos evita que la información se pierda en el sistema y maximiza su valor poniéndola a disposición del usuario cuando lo necesita. La búsqueda por metadatos es muy superior a la búsqueda de texto completo (Full Text Search) proporcionando resultados más precisos y permitiendo generar consultas personalizadas.
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Convierte automáticamente tus documentos Microsoft Office® a formato PDF ya sea manualmente o automáticamente como parte de su Workflow.
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Firma electrónicamente tus archivos PDF utilizando certificados .pfx de tu organización. Implementa seguridad para que cada usuario sólo pueda utilizar las firmas electrónicas pertinentes.
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Mantén un registro formal de las versiones de un documento (1.0, 1.1, 2.0, etc.) en los tipos de documento donde sea necesario; en cualquier caso R2 Docuo guarda un histórico de cada cambio realizado a cualquier archivo para tu control.
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